A公司电子发票信息系统的构建及应用

吴　霜

作者简介：
吴霜（1994—），女，江苏溧阳人，汉族，硕士研究生，湖北工业大学，研究方向：财务管理

【摘要】近年来，随着科技的不断创新升级，全球数字化经济不断增长，新兴技术不断走向成熟，电子发票作为会计信息化的重要载体已经开始面向各行各业发挥出巨大作用，利用新兴技术搭建更加智能的管理系统逐渐成为企业提高经营管理效率的重要手段。A公司在原有 ERP基础上构建的电子发票信息系统能够提升账务处理的自动化程度，实现发票批量开具和认证、纳税申报等业务，进一步提升企业财务信息化管理水平和风险管控能力。
【关键词】电子发票；增值税；电子发票信息系统

    一、引言
    电子发票是信息时代发票形态及服务管理方式变革的产物，自 2015年国家税务总局正式推行增值税电子普通发票以来，我国电子发票的推行先后经历了增值税普通发票的电子化、增值税专用发票的电子化以及电子发票的全面数字化三个阶段。在发票管理日渐智能化的背景下，越来越多的电子发票被广泛应用于商超餐饮、停车服务、金融保险等领域，给人们的生活带来了诸多便利。2021年 1月，A公司所在地开始实行专票电子化，以此为契机，公司积极探索新方式、新技术，将电子发票的应用融入日常经营管理，并尝试构建电子发票信息系统，以降低发票管理成本，提高财务核算效率。

    二、A公司发票管理现状
    1.A公司简介
    A公司成立于 2002年，是东风汽车股份有限公司的全资子公司，主要负责集团内部轻卡和中卡的生产和销售业务，事业布局涉及湖北、重庆、山东等地，在国内大中型城市及海外市场均设有子分公司及销售渠道。
    2.A公司发票管理现状
    A公司的发票管理主要包括发票的领用与填开、发票的接收与认证、发票的传递与保管三部分，与公司的业务流程紧密相连，对应着日常生产经营过程中的商品销售、材料采购、费用报销等业务。
    （1）发票填开管理现状
    A公司的发票填开业务通常对应着商品的销售，公司销售业务主要分为整车销售和零部件销售两部分。电子发票信息系统构建以前，A公司的开票业务由财务人员手动完成，公司设财务部 -销售财务科与销售部门对接，负责每月销售业务的核对、整理、核算及分析工作。由于公司下游的经销商均需在当月取得增值税专用发票进行进项税款抵扣，每月月底开票业务量较大。为提高与经销商的对账效率，公司规定，在开具整车发票时须将车架号填入备注栏，零配件发票可采用清单的方式导入开具。A公司销售业务的自动化程度不高，发票开具业务由销售财务科工作人员在 OA办公系统中发出开票申请，逐一填明所需发票信息，开票会计在收到该业务流的当天按照要求完成发票开具，并在台账上登记发票号码。
    （2）材料采购发票管理现状
    由于汽车的制造涉及众多零部件的采购与再加工，业务量大，种类繁多，需要接洽的供应商数量较多，A公司专设财务部 -供应财务科对日常经营中的材料采购业务进行核算。A公司的材料采购管理自动化程度较高，OA系统及 SAP采购模块、库存管理模块能够在一定程度上对接，从而实现从采购申请到材料入库的线上信息传递。材料采购多采用月结方式，对账完成后，会计人员进行发票入账时，需将增值税专用发票号码逐一录入账务系统的摘要栏，以便税务会计在月末进行勾选认证前对税。
    （3）费用发票管理现状
    A公司采用“线上为主、线下为辅”的费用报销模式。经办人按报销事项类别在线上报销系统中填写对应的报销单，再将发票、合同等原始凭证按要求粘贴，连同打印的审批单交给财务部稽核人员，稽核人员收单后进行审核。发票的审核主要依赖人工，在电子发票推行前，稽核人员须登录国家税务总局查验发票真伪，电子发票推行后，稽核人员还须将电子发票号码登记在台账中，对每一张报账的电子发票进行筛查，防止重复报销。对于收到的增值税专用发票，费用会计在入账时需要将发票号码填入摘要栏，以便月末税务会计对税和认证。
    （4）发票的认证、抵扣现状
    A公司的税务核算主要依靠税务会计手动取数，由于账务人员在进行发票入账时已将增值税专用发票的号码及税额填写在摘要栏，并手工登记了不可抵扣发票台账，税务会计可以从账务系统中导出相关数据，将其与收到的抵扣联核对一致后，利用Excel将其与开票系统及发票勾选平台中的发票信息匹配，然后勾选当月进项税，手工填制纳税申报表，并向税务机关报送。税务会计须熟悉相关税收规则和政策，手工调整税会差异，存在较高的错算风险。
    （5）发票保管现状
    根据公司制度规定，除抵扣联以外的增值税发票均粘贴在会计凭证中，在财务部保管满两年后移交接至档案管理部门；每月的增值税专用发票抵扣联由税务会计装订、保存，在次年初交接至档案管理部门归档。随着企业经营时间的递增，会计档案数量越来越多，财务人员在查阅往期事项时只能通过翻阅纸质凭证的方式来查找相关附件。同时，翻阅纸质凭证也增加了原始单据破损、丢失、被篡改的风险。

    三、A公司电子发票信息系统的构建和应用
    1.电子发票信息系统的构建思路
    伴随着数字技术的蓬勃发展，我国电子发票的推广工作有序进行，公司分析现有信息化环境，并在此基础上引进新技术，打通中间环节，完善业务流程以提高管理效率。A公司现有的 OA办公系统和 SAP均独立运行，为实现畅通的智能化构想，须将二者有机结合。首先，为提升费用报销业务的自动化程度，公司须改进费控系统的作业模式，将 OA办公系统中的费用审批与预算管理系统、账务系统相连接，引入智能发票技术，实现单据的智能化审核；其次，为提高采购业务核算效率，公司须在采购模块与合同管理模块、库存管理模块、预算管理模块相连接的基础上打通与账务模块之间的壁垒，实现采购业务的实时入账；再次，为提升销售发票开具速度，降低涉税风险，公司须改进发票开具方式，重塑业务流程；最后，为适应数字化时代的发展，公司须关注电子档案的存储和使用，引入电子档案管理系统，实现电子数据由录入到归档的全流程电子化。
    2.新设模块的构建和应用
    A公司的电子发票信息系统由三大模块组成，分别为发票开具模块、发票认证模块及发票管理模块，对应公司日常经营管理中的不同业务，在一定程度上提高了公司的自动化程度和经营管理效率。
    （1）发票开具模块的构建和应用
    A公司电子发票信息系统的发票开具模块主要对应公司的销售业务。在 2015年增值税电子普通发票正式推行后，A公司统计了近一年经营活动中开具的增值税普通发票数量。由于公司下游多为 4S店等法人单位，存在抵扣进项税的需求，极少涉及增值税普通发票的开具，因此，公司认为暂无更新开票系统和硬件设备的需求。
    随着专票电子化的推广，A公司对于电子发票信息系统的需求突显。2022年初，A公司为细化内部管理，新设全资子公司 A销售公司，由其专门负责整车及零部件的销售业务，业务划分后，A公司仅负责整车及零部件的生产。为提升管理效率，公司将 SAP销售模块进行优化，与 OA系统的开票申请业务流及税务局提供的端口对接，形成电子发票信息系统的发票开具模块。与此同时，优化后的销售模块还能将公司商品销售数据与仓库对接，销售价格由销售部门维护并由授信部门核对。每月末的对账工作由系统自动完成，发生核对异常时，销售会计将异常信息汇总后传递至销售部门，再由三方共同核对完成后交销售副总审批。
    （2）发票认证模块的构建和应用A公司的发票认证主要分为两部分，一是材料采购业 务的增值税专用发票认证，二是员工日常报销的差旅费、招待费等的增值税专用发票和增值税普通发票的认证。对此，A公司的电子发票信息系统构建了专票认证和普票认证两个模块，将 SAP系统的采购业务单元和报销业务单元分别接入这两个模块，在开启、传递和完成业务的过程中完成发票的查验和认证操作。
    （3）税务核算和申报
    电子发票信息系统的构建使得 A公司税务核算实现了由手动向自动化的转变，每月末，系统通过将自行构建的发票库与发票管理平台、账务系统、合同管理系统等相连接，自动取得涉税数据，并与储存的发票信息进行核对，完成校验，生成纳税申报表供税务会计查阅。同时，系统还支持人工复核和数据调整，降低核算错误风险，并提示免抵退税等相关优惠政策，帮助企业结合实际情况进行纳税筹划，降低税负。
    （4）发票的保管与使用
    为实现电子档案的存储和使用，A公司引入电子档案管理系统，通过接口在线完成对账务系统、发票池中电子数据的收集，并根据资料的性质分类归档。在档案的保管过程中，转移、修改等操作均需相应管理权限的用户操作，且均会留痕。电子档案在归档时按照归档时间、资料性质等分类，在查阅时可根据所需条件进行检索，系统支持电子档案的在线查阅和统计。

    四、实施效果及存在的问题
    1.实施效果
    （1）财务工作效率显著提高
    电子发票信息系统的构建极大地提高了公司信息化程度，在发票开具方面，电子发票的推广和应用省去了会计人员领购发票、手动填开的巨大工作量，开票效率显著提高，同时电子发票的传递也省去了发票邮寄成本；在费用报销方面，系统自动审核单据、验真查重，在减轻了稽核会计的工作量的同时也解决了人工审核出错率高的问题；在发票入账环节，智能化的 ERP系统能够实现大部分业务的自动记账，会计人员不再需要在记账凭证中手工录入发票号码，极大地提高了发票入账效率。
    （2）档案管理降本增效
    电子发票信息系统中档案管理模块的构建使得 A公司的会计凭证及附件得以电子形式储存，发票信息归集于自行构建的发票池中，查阅相关资料时不再需要翻阅纸质凭证，降低了原始凭证破损、丢失、被篡改的风险，同时，每一次的查阅系统均会留痕，在一定程度上降低了资料泄露的风险，提高了档案的安全性。
    2.存在的问题
    （1）系统构建及维护成本高
    A公司的电子发票信息系统是在原有 ERP基础上构建，通过改进 SAP服务模块并引入新技术形成了更加智能、高效的数字化管理模式，其搭建需要大量资源的投入，如搭建前期的市场调研、搭建过程中的试验和调整、搭建完成后的系统维护等，人力物力财力均有较大投入。
    （2）操作人员技能水平有待提升
    先进高效的信息系统需配合具有一定专业技术的操作人员，因此企业需要对会计人员进行系统的培训，了解系统运行过程和内在逻辑，充分发挥其优势，若操作人员技术水平不足，则难以达到预期目标。
    （3）数据安全需警惕
    A公司的电子发票信息系统依托于云技术，网络中存在的风险不可忽视，网络病毒、黑客等均可能对公司的电子数据产生威胁。公司使用电子邮箱接收电子发票，若员工无法有效识别假发票而将带有病毒的文件下载进入企业内部信息系统，很可能导致公司数据的遗失、机密信息的泄露，造成难以估计的经济损失。

    五、总结与展望
    电子发票信息系统的产生和发展与大数据技术息息相关，企业通过不断开发和改进系统算法能够在采购、销售、报销等领域降低成本、提升管理效率，为生产经营提供更有利的支撑。此外，对发票信息进行挖掘还能帮助企业获取更多有价值的信息，如利用销售发票分析客户的购买习惯，总结客户特征，开展更有针对性的营销工作，也可以通过采购发票分析交易频次、价格、退货等情况，强化成本控制。电子发票作为财务信息化革新的代表，正不断融入各行各业的日常生产经营中，企业应该紧跟时代发展趋势，积极开发并应用以提高管理效率。

参考文献
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