建设数字化商旅赋能科研设计企业高质量发展

王奕涵

作者单位：中国建设科技集团股份有限公司

【摘要】商旅平台建设的关键首先是思维意识的转变，因为这不仅是技术的变革，更是一种企业价值的融合和管理效能的突破。“建科慧途”商旅系统的建设由集团高层统筹，各组织协同，自上而下推动方案落地，已初步实现商旅平台的主要建设目标，即“打造透明、合规、安全、智能的商旅平台，促进集团效能、效率和效益的提高。”系统上线近 2年时间，实现稳定、安全运行，实现 100%事前线上合规审批，实现 75%线上预定，通过协议资源预定分别节省显性及隐形成本。作为科研设计企业以下思考主要梳理在两年的商旅建设及运维过程中的经验总结，逐步梳理出一套科研设计企业在进行数字化商旅集采时科学有效的建设模式，进而进行业务深度融合。
【关键词】数字化；商旅；科研设计企业；高质量；发展

    一、数字化转型的背景及趋势
    近年来，大数据、云计算、人工智能等技术的快速发展，全球已进入数字化经济时代，数字化转型成为各行业的必由之路。中国 JK（以下简称“集团”）作为科研设计企业通过信息化建设作为手段，不断与自身科研设计企业业务深度融合，以商旅业务为精细化管理提升抓手，信息化为手段，促进行业转型升级。
    商旅行业目前已进入 4.0时代，也就是移动互联网多平台型商旅系统管理模式，商旅管理也成为多产品、全流程、跨部门管控的手段。而集团作为科研设计企业，商旅成本是集团第二大的可控成本，随着规模的增加，如何有效管控差旅成本、如何有效解决差旅业务中的痛点，以应对当前的市场外部环境、行业技术、合规要求，实现合规、效率、透明和降本成为集团一直思考的问题，商旅管理的数字化、信息化迫在眉睫。
    集团从 2019年开始制定了信息化“补课”+数字化“创新超越”的目标，从 2020年开始集团信息化统建系统逐步落地实施。商旅系统作为其中的一环，从 2021年开始启动，2022年初正式上线，至今已经运行近两年的时间，已经基本实现建设目标。

    二、建设目标
    主要建设目标：打造透明、合规、安全、智能的商旅平台，促进集团效能、效率和效益的提高。
    数字化变革之后的差旅管理将重点关注三个领域：提质增效、数据融合、智能分析。差旅管理将由聚焦事务的传统管理、基于历史数据后知后觉，逐渐转为洞察先机、预测未来行为趋势的价值聚焦。
    1.提质增效 --推动科研设计企业管理三效（效能、效率和效益）提升
    （1）效能：强控合规达标、提升出行体验
    标准化：集团全级次标准化差旅标准、审批流程及权限。系统内置差标、审批规则，强控合规问题。解决各层级、各部门商旅管理割裂、事项沟通低效问题。
    优化出行体验：从员工角度出发，全场景保障员工差旅出行，解决员工离散的自助预订阶段带来的报销繁琐、出行体验不佳等诸多问题。
    （2）效益：集采降本，节能减碳
    集采降本，解决成员单位差旅量无法统一，难以发挥规模效应降低差旅成本。
    节能减碳：助力“双碳”目标，全流程无纸化办公，节能减碳。
    （3）效率：减少流程作业中无效人工消耗（业务、财务）
    节约隐形人工成本，商旅业务审批、预订、审核原有大量人工参与，繁重的差旅报销事务性工作费时耗力，消耗科研设计企业高端人工时间，影响财务管理向业务管理、向价值管理延伸。
    ①减少审批时间消耗：实现移动申请、移动审批。
    ②减少预定时间消耗：实现移动预订、高水平在线自助、无票出行。
    ③减少合规人工审核消耗：管控前置，行前审批；合规内置，系统内配置差标，强控合规问题。
    ④减少员工报销时间消耗：订单数据直联到财务报销系统，确保准确性和真实性。随着财务共享和全电票的逐步推进，票证数字化协同商旅集采能发挥最大效益。
    ⑤减少对账时间消耗：订单级对公统一对账、结算，同时利用 RPA等先进技术提升效率。
    集团的商旅管理模式，从申请、预订、审批到报销，整个环节全部由线下转为线上；从申请、审批、预订到后续报销审核每次出差平均节约员工时间估算在 1小时以上。
    2.数据融合、共享
    为企业管理层提供差旅管理报告、打通业务差旅数据，统一数据库以利于差旅费用的控制和提升整个企业的管理水平，包括管理质量与管理效率。
    3.智能分析、精益管理、深度赋能业务
    对员工差旅行为进行统计，建立规则库与资源库，判断员工差旅行为的合规性，实现合理规范差旅行为对各项差旅成本进行统计分析，提供优化建议；结合内外部大数据，管控差旅行为、优化差旅成本、支持业务发展、管理会计角色转变。

    三、系统建设
    科研设计企业既肩负公益性企业的使命又面临完全竞争市场，其差旅管理变革面临的是复杂系统工程，是一个跨领域、跨组织、跨系统、跨流程的挑战。其关键首先是思维意识的转变，因为这不仅是技术的变革，更是一种企业价值的融合和管理效能的突破。
建设推进可以归纳为五个一：
    1.一个整体解决方案作为支撑基座。顶层规划，制度、组织、数据要成体系建设
    （1）制度体系贯通、标准化先行
    制度体系自上而下贯通，同时建立全生命周期管理。在转型方案中，集团统一制定商旅管理规范，对于出差申请审批、差旅费标准、预定环节管理、对账和结算、报销审批流程进行标准化规定。同时坚持“主干统一，末端灵活”的原则，分级控权，线上全流程适配；确保一体化合规管控，为全域推广最后一公里铺路。
    （2）组织变革项目管理、打造清晰高效的组织架构
    ①总部主导、高层重视、扁平化管理组织变革坚定战略决心—集团领导为数字化差旅业务站台，增强业务成功转型的信心。高层信念坚定，亲自督导系统建设。集团统一目标，集团高层牵头成立差旅项目组，扁平化跨部门协同，拉通财务、人资、行政、信息化等相关部门，打通协作流程，对齐目标，月度例会形式开展，重要节点集团高层站台。
    ②标准化考核激励管理变革
    商旅上线集采后，为规范合规风险，尽快达到集采效应，可将“商旅平台订票率”作为扣分指标，纳入所属企业负责人经营业绩考核办法。商旅开始阶段，在考核激励政策的辅助下，商旅平台的使用推广可以自上而下更加顺畅，随着员工的使用习惯逐渐建立，商旅的使用变成一种内化的管理文化，考核政策可以相对弱化。
    （3）数据融合共享、构建一体化数字化商旅平台，实现跨业务、跨域数据统一，贯穿全流程的数据挖掘体系构建一体化数字化商旅管理平台，将跨领域、跨组织、跨系统、跨流程的复杂系统打通联结，对接人事、核算、费控、科研等系统，通过主数据统一数据池，实现数据全流程贯通、安全合规以及分级控权。只有统一数据池，才能实现了出行数据可视、可查、可追溯，打通商旅场景中的断点、堵点、痛点，全链条、全流程优化，构建数据驾驶舱，辅助管理者、运营人员分析决策，提升商旅管理效能；最终赋能业务，完成由商旅服务者到商旅管理者的角色转变。
    2.一个适合的建设模式作为路径
    结合集团的体量及现状选择引入平台 +单一供应商（保留多供应商接口），“统建加共建”的建设模式作为解决支撑；“集团统建”即集团与所属企业统一规划统一管理统一建设，既加强差旅管控又减少重复投资建设；“集团与商旅供应商共建”，即引入商旅供应商的系统和资源，并逐步搭建自有资源体系。轻系统运营，重资源和服务运营。
    3.一个安全的系统部署方案
    对于商旅系统平台安全与用户隐私保护是 1，其他方面是1后面的 N个 0。在选择“公有云”及“混合云”的部署方案过程中，公有云方案：部署集成成本较低，但因为组织机构、人力数据、项目数据等存储在外网，同步要经过互联网，存在数据泄露风险。但平台商退出时集团无任何资产沉淀。
    而混合云方案，在用户本地部署用户数据中心，所有用户数据本地化存储。同时部署审批、报销等关键应用，这些应用的数据也本地化存储。对接 SaaS云服务，主要同步出差申请单、订单信息等。人力数据在集团内网，全程不出网，最大保护数据安全。平台商退出时本地部署部分仍可由集团使用，自行维护或委托原平台商维护。当然缺点是部署集成成本相对较高。
    集团选用“混合云”部署方案 ,核心数据本地化部署不出内网，预定数据云端抽取，在节约成本的同时形成一个进不来（必须通过企业认证账号只归属企业）、带不走（数据只在企业内流转隐私保护不泄露）、看不懂（数据加密）、搞不坏（实时入侵监测主动防御）安全可信的数据库。
    4.一个或一些适合的合作伙伴
    商旅供应商选择的考虑，系统建设的供应商除了应具有愿意战略投入的意愿、更需要具备一些关键的核心能力。
    例如供应商的系统建设能力：系统的易用性、安全智能性、与集团业财系统的深度融合、信息安全、对集团的可持续投入等；资源建设能力：支持集团自有资源建设（核心关注）、资源的协调能力、与 12306直连（核心关注）、供应商的辅助运营能力等；供应商财力及结算能力：智能结算能力、供应商垫资能力、服务费用及后期运维费用收取的合理性等。
    考虑科研设计企业的体量，建设初期建议选择单一资源服务商，快速实现系统功能，同时实现统一结算；而伴随运维能力和系统稳定性的增加可以考虑多供应商，补充资源。
    5.一颗心
    从用户导向、为群众办实事的初心，管理层、执行层上下一体的坚定推进差旅集采的决心，试点先行的小心。

    四、数据的有效挖掘及运用
    科研设计企业商旅平台数据挖掘分为纯企业使用层面即运营与支撑、运营与管理层面即创新与增长、资源与市场拓展层面即客户与市场。
    其中：核心价值 -运营与支撑主要是业务洞察、用户洞察、差旅报告、自助分析、数字化赋能；创新与增长主要是指数据驱动闭环、数据融合、自动探索分析、大数据 +AI、数据服务化；客户与市场主要是供应链管理、市场洞察、客户经营管理、数据产品化、差旅价值主张等。
    目前集团通过实时数据驾驶舱可查看员工分布、差旅消费分布以及酒店、机票等资源消费分布、协议节省等数据，精准掌握业务分布、消费习惯，以可视化图表进行前台展示。同时深度业务融合，针对紧急情况如重大事故、疫情等情况，可以第一时间掌握员工是否涉险，采取紧急救助等措施。
    ERP与财务系统的协同实现了没数到有数的过程，而集中的商旅管理服务是全流程、全场景的覆盖；商旅数据数据分析，根据现有商旅数据、构建数据驾驶舱，辅助各级管理者、运营人员分析决策，提升商旅管理效能。平台集中了共享服务、数据和能力，让一线管理者可获得他们需要的资源和能力，以实现分散决策。同时让高级管理层可以实现集采信息汇总，洞察市场动向。

    五、深耕数字化，开出时代果
    科研设计企业的数字化转型是一个系统工程，未来集团后续将紧紧围绕“发展企业、造福员工、回报社会”的宗旨，继续将商旅数字化业务做深做广，让“数字化的种子”茁壮成长；最终助力集团，实现“产业赋能、低碳赋能、全生命周期赋能”的可持续发展目标。

    六、结语
    商旅管理的变革面临的是复杂系统工程，是一个跨领域、跨组织、跨系统、跨流程的挑战。其关键首先是企业思维意识的转变，因为这不仅是技术的变革，更是一种企业价值的融合和管理效能的突破，是数字化转型的“天然抓手”。其次，科研设计企业的商旅管理变革更是一个持续迭代优化、创新的过程，通过对于流程、平台、制度、资源、服务、数据等方面的全生命周期管理，适配不断变化的业务场景、商业模式，达到管理协同，实现效能、效率和效益的提升，进而实现决策支持、价值创造。作为“先头兵”“试验田”，最终驱动科研设计企业数字化转型进程。

参考文献
[1]纪晨光 .黑龙江省构建商旅文一体化发展模式的对策研究 [J].商业经济，2021(06).