浅谈物业企业如何有效实施降本增效

卜洪育

    【摘要】本研究对物业行业降本增效进行了系统性的探索。通过汇总同康物业近年来的各项实践，开展详细的案例和数据研究，分析物业降本增效的关键因素，创造性地总结提出了从企业战略层面到项目实施层面的“1234”解决方案，即：制定执行 1个企业总体目标；统筹管理物业企业发展中的主动和被动 2 个变量；正确把握降低成本与保持服务质量、信息化管理、企业发展间的 3 个关系；提升团队预算管理、创新管理、标准化制定、考核监督 4 项能力。为物业行业实现降本增效目标提供宝贵参考和思路。
    【关键词】物业管理；降本增效
    降本增效，顾名思义就是降低成本，增加效益。对于我们个人而言就是合理规划有限的薪资收入，降低生活成本，提升生活质量。而对于企业而言，就是合理利用有限的资源，降低经营成本，提高经营效益，用最少的资源，创造最大的价值。特别是对于我们物业服务行业，降本增效更是一种必不可少的生存技能，是推动企业创造效益、发展壮大的关键要素。但是物业企业如何能真正实现降本增效的有效性，产生实际效果，笔者通过近来的实践总结，主要从以下四个方面着手操作，特与大家分享。
一、贯彻执行 1 个总体目标
    一个长期有效的总体目标为企业的发展指明了方向，所有的工作计划和指导方针都是围绕总体目标制定的。拟定一个好的目标可以团结整合企业全部资源和人力，并在实现目标的全过程中，达到企业的健康、快速成长，掌握核心管理手段，在激烈的市场竞争中立于不败之地。所以说物业企业必须要把降本增效、促进发展作为企业年度总体目标，并紧紧围绕该目标，分解落实各项工作任务，制定各类分项目标，确定分管责任人。全体员工必须统一思想，提高认识，领导干部带头，以明确的责任分工、扎实的工作状态、创新的管理方式、量化的绩效考核，来保障总体目标任务的最终实现。
二、切实抓牢 2 个发展变量
    物业企业的发展离不开 2 个变量，第一个是主动增量，第二个是被动增量。主动增量就是拓展市场，获取新增项目或新增业务，被动增量就是原有项目的费用增长或者管理成本降低。
    两个变量不是单独存在的，它们相互之间保持着紧密的联系互相发挥作用。不少新项目的开拓，是因为现有项目的优质服务吸引了周边潜在客户群体，而新项目与现有项目可进行资源整合，统筹管理，形成规模效应，有效降低运营成本，提升经营效益。
    例如同康公司的松江保障房项目，2018 年 10 月接管至今已建立形成中心管理对应各自街镇职能部门，配合公司拓展部辐射周边潜在项目的模式。区域化中心目前对下属各项目主要职能包括监管和履职、档案管理、行业指标、工作督办等方面。在项目预算基础上，统筹集约四保工作人员岗位与工作职责，通过企业微信管理工具，在收费管理、工单管理、车辆管理、客户关系与信息互动方面形成各自的管理特色，有效地降低了运营成本，提升管理效益的目标，在管的 7 个项目中有 4 个项目获得了松江区区优示范称号。

三、正确把握 3 组重要关系
    一是把握好降本增效与服务质量之间的关系。降本增效不是降低服务质量，降本增效是将有限的资源，发挥最大效能，进一步提升服务品质。降本的方式是对运营成本逐个进行剖析，优化管理机制，寻找出资源浪费的环节，并将节约的资源，用在需要的地方，从而提升了整体服务品质。
    例如公租房公司曾要求仁慧苑增派地库巡逻保安 1 岗，预计需要增加成本 21.6 万元 / 年，但同康公司通过安装了AI 视频识别系统（3.6 万元 / 年），有效提升了保安巡视和发现处置问题的效率，作业效能大幅增加，整体巡逻质量明显提升，远远超过了增加 1 岗巡逻岗的作用，减少了成本开支的同时提升了效能，获得了公租房公司的高度肯定。
    二是把握好降本增效与信息化管理之间的关系。信息化管理可以提升人员工作效率，是降本增效的重要手段，也是每一位员工必须掌握的技能，要求每一位员工要有清醒的认识，必须认真贯彻实施。例如收费记账信息化手段包括线上收费、电子记账、数电发票等功能，有效地提升收费记账的作业效率，实现实时把控，确保颗粒归仓，特别是车管道闸与收费系统连接，实现扫码付费出场的运营模式，大大提升了公司对停车费收缴的监管力度。品控管理板块实现了物业四保服务的客观性的考核，配合公司部门定期的现场巡检，有效地提升了企业品质监管能力。

同康公司通过二年来的信息化建设的加强，从最初的单一收费到品质巡检、工单管理等，到目前监管和履职、档案管理、行业指标、工作督办、数电发票联动及最新的政企联动模块运用，完成了企业信息化六大板块建设，来支撑公司对各中心各项目的管理，支撑各中心各项目对甲方、业主的服务。
    例如浦东上南路项目，2023 年 8 月 1 日正式进驻，前期交接中取得了业主信息、车辆信息，通过 2 个工作日所有管理信息全部上线，又通过一天编制项目品质巡检（点位及检查项、巡检线路及巡检计划）全部上线，四保人员每日工作计划上小程序执行。短短 2 周时间企业微信小管家加入的业主超过 80%，线上 24 小时接待业主报事，更好地服务项目。
    目前，同康公司正积极打通政企联动模块，实现在联动平台上的小区日查、物业企业双周查、物业企业整改等事项掌握主动性。公司职能部门也可按需推送给各项目经理，实现实时工作督办，进一步降低沟通成本，提升服务效能。
    三是把握好降本增效与企业发展之间的关系。降本增效是企业持续发展的关键要素，是永恒的主题，降本增效能力的强弱，决定企业发展的高度。另外，企业的持续发展，对降本增效的要求也需不断提升的，这就要求我们全员参与到降本增效的全过程，与时俱进，群策群力，贡献力量，与企业共同成长，用实际行动助推企业的发展。
四、积极提升 4 个管理能力
    1. 强化落实预算管理能效
    提升各项目预算的准确度，切实落实预算的执行能力，建立和完善有效的预算考核机制。例如公司各部门、各项目都应严格执行采购计划和审批制度，通过科学管理，统筹使用，杜绝浪费，有效控制支出，并将管理目标量化，实施绩效考核。
    2. 群策群力推进管理创新
    统一思想，提高认识，让更多的员工参与到企业的管理过程，建立有效竞争和激励机制，发掘创造力，提升主动性，从而推动企业降本增效工作的开展。例如开展“摸家底”活动，对每个项目运营进行深度剖析，发现问题根源，逐一逐项解决，形成新的有效管理制度。
    一是可以通过规模化运营模式，统筹管理事务，建立供应商竞争机制，选择质优价廉的优质供应商，实现降本增效的目的。2023 年中城物业通过整合 4 各小区的电梯维保业务，采用三方比价模式，竞聘了合格电梯维保单位，有效降低了维保费 1.3 万元 / 年，新增 200 元维修配件免费，标准机房建设，绩效考核等条款，有力提升了管理效益。
    二是要积极培养员工环保意识，每个项目进行能耗分析，运用新技术或新管理手段，积极推动节能减排工作的开展，在实现能耗费用的减低，提升了管理品质。例如仁慧苑项目管理团队在地下车库开展照明节能试点，取得良好的效果。仁慧苑地下机动车库 B1 和 B2 层，车位数量268 个，地下车库原采用 16 瓦 LED 灯，B1 约有 325 支灯亮，B2 约有 375 支灯亮，共 700 支灯工作。通过第三方免费提供智能联网 GLDE 雷达感应灯，企业在合同期内对灯具不再投入养护修理，节省物料、人工费用，每年地库照明能耗减少支出约 20%。
    3. 建章立制实现标准化作业
    企业应根据实际发展情况和项目实际需要，建立标准化的保安管理、维修资金、办公场地、垃圾分类、业务操作手册等规章制度，并有效地予以执行，切记出现应执行不到位出现的管理反复、重复整改等现象，造成人力和物力的浪费。建立物业管理企业可以在管优势区域设立 1 个标杆项目，通过以点带面，组建区域化管理团队，对现有项目逐个实施标准化管理覆盖，统筹资源，降本增效，提升服务品质。

    4. 绩效考核保障目标任务的完成
    首先，企业管理层要明确绩效考核的目标是通过激励奖惩机制来保障企业年度各项任务的有效完成。其次，绩效考核的内容要根据目标任务的不同要求而有针对性地制定和调整。最后，绩效考核内容必须根据实际予以量化，并要明确考核时间节点。例如同康公司根据企业降本增效的总体经营目标的要求，对 2024 年经济指标进一步进行细化：分为新租指标、历欠指标、能耗指标、预算指标、多经指标，并逐一量化考核，其中新租和历欠指标为常规性的经济考核指标，并按照季度实施考核，能耗、预算、多经为降本增效考核指标，是按照年度予以考核。因此下属各项目根据自身实际情况，制定了符合实际的年度工作计划和具体措施，以确保各时间节点的考核项目的完成。
    “降本增效”是企业经营发展过程中的一个永恒主题，是确保企业在激烈的市场竞争中立于不败之地的必要能力，也是我们在今后工作中不断思考、实践、创新的关键所在。
参考文献
[1] 李赞标 . 如何通过开源节流为企业降本增效 [J]. 城市开发：物业管理，2017(2):2. DOI:CNKI:SUN:CSKF.0.2017-03-036.
[2] 吴方正 . 降本增效，品质服务 [J]. 城市开发，2019(19):1. DOI:CNKI:SUN:CSKF.0.2019-19-059.
[3] 张鸿宾，马慧，韩燕 . 浅谈“三化”模式在后勤物业管理中的探索和实践 [J]. 现代物业：中旬刊，2022(11):28-30.
[4] 王坚 . 以新技术引入为例，浅谈数字化经营战略下园区经营管理策略的改变 [C]. 上海市信息协会现代物业信息服务专委会 .2023
年内部业务交流文稿集 . 上海，2023:01-06.
[5] 科技赋能社区经济生态圈 [J]. 中国物业管理，2023(3):100-101.