住宅小区公共收益的年度审计必要性及方法
杨一杰
作者简介：杨一杰，上海怡申科技股份有限公司董事，财务总监，注册会计师
    【摘要】本文探讨了住宅小区公共收益的年度审计的重要性和程序，以车库审计为例进行说明。文章指出，物业管理的年度审计是必要的，尤其是对小区公共收益部分的收支账目进行审计，以保障业主的权益。文章介绍了审计的主体、法律依据及具体的审计流程和方法，特别是车库审计中的常见难点和注意事项并提出若干建议。
    【关键词】住宅小区；公共收益；年度审计；必要性；方法
    住宅小区物业管理是否需要年度审计，笔者认为有必要。因为物业服务企业在接受业主或业主委员会的委托以后，成为物业的具体管理者，这种具体管理与服务密不可分，从某种意义上说也是一种服务。这体现了物业管理的产权与经营权分离原则。
    业主能否审计物业公司的账目呢？法律界普遍认为单个业主是不能对物业公司提出审计的要求；业主委员会原则上也没有权利对物业服务企业的财务进行审计，这主要是指是实行费用包干的住宅小区。建设部和发改委《物业服务收费管理办法》的规定，物业服务企业与业主可以采取包干制或者酬金制等形式约定物业服务费用。包干制是指由业主向物业服务企业支付固定物业服务费用，盈余或者亏损均由物业管理企业享有或者承担的物业服务计费方式。酬金制是指在预收的物业服务资金中按约定比例或者约定数额提取酬金支付给物业服务企业，其余全部用于物业服务合同约定的支出，结余或者不足均由业主享有或者承担的物业服务计费方式。包干制物业费是双方对物业费达成一致后，物业费属于物业公司所有，物业公司可根据内部管理需要自行安排。但先做后付情况下，暂存业主处。酬金制物业费属于代收代管性质，所收取的物业费等费用为所交纳的业主所有，物业服务企业不得将其用于物业服务合同约定以外的支出。如果小区收费采用成本加酬金的方式核算，双方可以在物业管理合同中约定，业主委员会可对物业管理项目进行财务审计，双方可以委托共同认可的会计师审计事务所完成。审计的结果对双方具有同等效力，审计费用由全体业主分担。因此，笔者认为住宅小区年度审计可以主要对公共收益部分的收支账目进行审计。因为公共收益是属于小区全体业主的。物业服务企业只是受业委会委托代为管理而已。小区如果已经成立业主委员会，则应通过业主委员会向物业公司提出审计的要求；如果尚未成立业主委员会，则应通过当地街道办事处或乡镇人民政府组织业主以共同决定的形式，对物业公司提出审计的要求。
    以下是笔者结合住宅小区车库的审计例子说明公共收益年度审计的流程和注意点。
    一、流程
    1. 业主委员会受业主大会的委托与业主大会认可的会计师事务所进行初步的沟通，达成业务委托意向。在属地街镇城建中心或城运中心（原房管办事处）的指导下，签订协议，双方约定开展对该住宅小区车库运行开展年度审计。
    2. 会计师事务所成立由具备执业资格的会计师或审计师领衔的审计项目组，收集物业服务企业提交的与此次审计有关的资料。
    3. 审计项目组开始进行审计，对物业服务企业提交的资料初步审核完成后，进驻该小区物业管理处，进入现场审计阶段。
    4. 项目组汇总审计情况后，经会计师事务所质检部门复核，形成审计报告电子版初稿并附相关资料。
    5. 将审计报告电子版初稿并附相关资料交委托方确认后，出具正式的纸质版审计报告。
    二、难点与注意事项
    对公共收益的审计，特别是车库，涉及大量收据和原始凭证，审核的难点是要对这些依次审核确认，这一工作量是巨大的。尤其是住宅小区车库的费用绝大多数属于非对公收款，核实起来时间是很长的。因为车库运营的审计属于收支专项审计，对物业公司来说，资料准备也要耗时，如果物业公司不配合，耗费的时间更长。所以项目组在策划审计方案时要有充分的认识，一定要为资料收集和审核预留足够的时间。
    因为车库的运营不单单涉及停车费。车库出入口一般会有个车辆“道闸”，也叫“车库门禁系统”。现在有的小区安装的系统已经智能化，具有感应、识别车牌号、拍照取证和语音提醒功能。但是，仅有这一套道闸系统管理进出车库的车辆，可能还不够。车辆登记、各类收费记录、出入记录、特殊系统，与出入摄像头联网等，全方位信息的整合和联动还需要后台的数据管理系统。不仅道闸系统要花钱，这个后台服务系统也是要花钱的。笔者就注意到许多小区车库在道闸的抬杆上带有翻页广告。车库系统的运行很大一部分靠收取那些广告的费用维持的。
    审计组在开展车库审计时应先区分车辆性质和收费标准，弄清进出车库里面的车辆类型，例如：
    1. 业主的车停在业主自有产权的车位上，只交车位服务费。
    2. 业主的车停在固定或半固定的车位上，交租金。
    3. 临时停的车，没有车位，必须交临时停车费，还可以细分：业主家属或亲友临时停车，其他来访车等。
    4. 如城管、警车、消防、急救、工程车和运垃圾车等各类免费停车的公共服务车。
    对于不同的车，收费标准是不一样的，所以，要搞清楚收费标准。产权车位按季收服务费；租的车位有包月的，收月租金；临时停的车按天或按小时收费（时间越短越贵）。
    三、视不同的情况的审计程序与审计方法
    审计程序：按服务收取标准，计算车辆有效停车时间，与车辆管理系统（道闸系统）中的有效期对比，并查验超出有效期的出入记录。
    1. 业主的产权车位无论停不停车，服务费的收取必须连续，和物业费一样，人住不住都得交费。
    审计方法：历史交费记录与启用时间对比。
    查服务费有效期与车位管理系统（道闸）的记录是否一致？验证是否实际停车位使用期限超出服务费覆盖的期限。如果服务费到期，物业公司应通过扫车牌严格控制该车辆入库，即使入库也要按临时停车交费，促使业主交服务费。
    2. 业主租的固定或半固定停车位，租金记录是否正常，这时把租金当成服务费来审计就行了。
    审计方法：交费记录计算有效期，与车位系统对比，找出异常。
    3. 一个车位对应多辆车。业主只买了或只租了一个车位，但却会有好几辆车在使用这个车位。物业公司应控制可停车辆的数量，比如：一个车位只准对应两辆车或三辆车，超出的车，就算交了车位服务费或租金，也不得作为业主车出入。
    审计程序：将车位数与车辆对应，找出异常，并对比出入记录。
    4. 如果业主只有一个车位，但其名下几辆车同时扫码入库。物业公司应在车库加一道管控手段：同时入库的车辆，第二辆车按临时收费计算，这应通过管理系统来控制。
    审计程序：对同一位业主名下的所有车辆的出入记录，按时间排序，查验时间重合部分，查验第二辆车是否按临时停车计费。
    特殊情况：管理方式落后的小区，没有车位收费系统，实行简单办卡以记录进出道闸的情况。
    审计程序：导出道闸系统内的办卡记录（业主卡，一般就是车牌号），对比业主户数和业主车位，查出异常办卡情况。
    有的住宅小区，物业公司没有将车辆与车位对应，不知道哪个车位对应的是哪辆车，这是缺失基础的信息，所造成的潜在损失很大。
    5. 临时停车，这是最难管的一部分，因为它不像业主车那样有完整信息，基本上就只有一个车牌号，其他信息都不会记录。不同的管控方式，可能会出现不同的问题。
    （1）收费标准。
    不同小区有不同收费标准，一般会有一个“免费”时间，比如，入库1 个小时内不收费，超出1 小时后，按不同时间段收费。审计人员要先确定：是否有一套严谨的收费标准，是否执行了？计算公式错误有时也是一个问题，哪怕系统默认也可能出错，可以复核一遍。
    （2）有出入记录，没有收费或少收费。
    审计程序：筛选出临时停车场的出入记录，按停车时间、收费标准重新计算应收临停费；然后，对比应收和实收，查验是否少收。尤其是，微信、支付宝等收费记录未录入车辆管理系统，复核起来比较麻烦，要保证收费途径和数据的完整性和准确性。
    （3）查验异常数据。
    一个完整的出入记录，包括入库记录和出库记录。有的车辆只有入场，或者只有出场记录，自然能逃费。
    审计程序：车位系统引出出入记录，对比入和出，找出异常数据。
    四、审计项目组应指出车库管理服务有待改善的要点
    1. 车位服务费
    理论上，应该和房屋的物业费一样，是从达到“交房”条件的时间开始收费，就是说，达到车位交付条件并交付了，无论车位启用没启用，都得交车位服务费。《物业服务合同》或《车位销售协议》内应该有这样的约定，如果没有，那就是重大管理漏洞，审计报告应予以指出。但是，不少物业服务企业实际执行时，往往不是从协议约定或“达到交付”开始，而是以实际“启用”时间开始计算，导致漏收车位服务费。
    审计标准：
    （1）小区交房前出售的车位，应该从交房日开始收取服务费；
    （2）小区交房后出售的车位，应该从出售日收取车位服务费；
    （3）车位销售协议内约定的服务费起始收取时间（首次收费的时间约定得太靠后，也可能不合理）。
    总而言之，项目审计基于以上3个标准，搜集：小区交房时间、车位销售时间、服务收取时间、相关协议，然后对比分析。
    2. 临时停车费
    有的小区显示：车库里大量的车辆只有入库记录，却没有出库记录（事实已经出去了，多是跟车逃费）；对此，审计内容应关注是否有监控体系和追踪控制措施。
    有时也会出现停电、断网或系统出错的情况，查验是否有登记记录，如果没有，就可以指出相应的管理漏洞。
    （1）跟车逃费
    发现车辆有入库记录，无出库记录，这时就需要查验原因，判断有无跟车现象。
    因为费用较少，所以审计人员也要结合“成本效益原则”，不要因为只有一个逃费的，就要求追查所有监控记录，或提出过于严格的管理建议，造成大量人力成本浪费。
    （2）管理人员私自抬杆
    有开启道闸权限的人员，可能会给一部分人开绿灯，手动帮助他们抬杆，存在舞弊行为。
    审计程序：查验管理员抬杆记录（系统内和纸质登记的），进行纵向横向对比，如果数据差异大，就重点审计。抽检部分记录，实质性测试。
    （3）免费车辆。
    每个住宅小区，都会有车辆被允许免费出入，包括公共服务车辆、物业服务人员或外来作业队伍搭乘的车辆等。
    审计程序：看看有没有登记信息（系统内或纸质登记的），重点在于找出是否有滥竽充数的机会，这时可采用数据分析和实质性测试等程序。
    五、对车库管理的其他审计要点
    1. 缺少控制程序
    以上所述审计内容都要求物业公司有基本的管理控制和数据记录，如果没有，那就有管理缺陷，应当逐条予以指出，无一遗漏。
    2. 车库其他管理漏洞
    （1）简单踏勘车库现场，关心一下秩序管理，看看有没有乱停乱放的；
    （2）观察下监控室，看看监控室是否两人同时持4 级以上职业资格证在岗；
    （3）查看有无堆放各类杂物，乱占用车位情况，包括占用未售车位；
    （4）有没有单独设置临时停车区，有没有造成停车混乱；如果混合设置，固定半固定车位有否提示牌。
    （5）各类设施的完整性：标识标牌、反光镜、灯光，有条件可查查消防设施（需要专业人员实施检查）等；
    （6）车库里有无违规私自经营的，如洗车，小商店等；
    （7）车库出入口，有没有私设广告牌；
    （8）车库是否被改变用途，包括业主私自将车位改造储藏室等。
    3. 对车位管理收益的整体评价
    复核对服务费收取率、出租率、临停费进账等指标的计算。
    4. 系统信息的完整性
    可以根据系统设置和物业公司的制度，查验系统内基础数据的完整性。因为车位管理系统内的数据完整性，代表着一个物业公司车辆管理的水平。
    5. 车位的完整性问题
    大多数住宅小区，车位销售都会比房屋销售滞后，所以，在住宅小区交房后，还有大量车位未售，未售车位有时是开发商在销售，有时是物业公司销售，或兼而有之。
    开发商与物业公司数据是否对接是个问题。如果物业公司只按开发商提供的数据来登记，这就存在以下几种情况：
    （1) 实际已销售的车位数量超过登记的产权车位数量，物业管理处掌握的信息不准确。由于数据不完整，服务费收取也不完整；
    （2）剩余车位全部由物业公司在售，登记的未售车位数量超过物业管理处掌握的数量；
    （3）物业管理处（或个人）私自在已有车位中划出新车位出租；
    这类问题不常出现，但是一旦出现，也很难发现。可将现场实况对照查阅开发商原始记录，搞清事实真相。
参考文献
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