A 公司差旅报销平台建设研究
张　钿

      【摘要】差旅费是企业成本的重要组成部分，也是衡量企业内控管理有效的重要体现。传统的差旅费报销模式主要侧重于事后防控事后监察，对于职工数量多、地域跨越广的集团公司弊端日益凸显，不再适应多维度的精益管理要求。基于数字驱动，变革差旅报销流程，从事前事中事后构建三维一体的差旅洞察监控，对全面开展差旅成本控制，推动降本增效，促进廉政建设有着重大意义。本文从国有集团公司的差旅管理传统模式出发，梳理传统模式下的管理弊端，阐述差旅报销平台搭建的主要做法，进而对建设差旅报销平台提供相关启发。
      【关键词】差旅费；报销平台；精益管理
      为推动企业高质量发展，提升核心竞争力，传统的差旅报销模式已无法满足企业精益化管理要求。A 公司运用数字化手段，规范差旅报销管理，实现从传统模式至数字化模式的快速转变，促进企业降本增效。鉴于此，本文基于 A 公司差旅报销应用情况与存在的问题出发，全面阐释搭建差旅平台的主要做法与现实意义。
一、A 公司的差旅费管理现状
      A 公司属于国有特大型能源供应企业，主要开展电网建设运营，承担保供电的社会责任。A 公司下属 190 多个法人主体，岗位覆盖生产营销至管理，职员数量多，因电网建设、运营的工作内容出差频繁，差旅费用发生存在跨地域分布广，费用发生不集中等相应特点，现从差旅费用内部控制建立、流程搭建两方面介绍 A 公司差旅费管理现状。
      1. 内部控制设立与执行
      A 公司差旅费由财务部归口管理，负责差旅费用预算下达、会计核算、资金支付等一系列工作。一是在预算管理方面，A 公司按年度与会计主题下达差旅费预算，各会计主体的财务部门在总额基础上按部门细分，各部门负责本部门的差旅费用预算执行，负责差旅费用报销真实性。二是流程控制方面，A 公司差旅费采取事前、事后管控，员工出差前，由部门主任签批出差事前审批单，跨省出差由分管领导审批。出差完毕后，员工整合报销单据、发票与事前审批单，按照资金分级授权规定签字审批后进行费用报销。财务人员通过手工录入出差信息，制作员工出差台账，防范重复报销风险。
      2. 差旅报销流程
      员工出差前，通过线下审批方式，由业务主管审批出差事前申请；出差后，通过“线上 + 线下”，开展差旅报销。报账人员通过员工报销系统，线上填写住宿费、车船费及补助费用等相关内容，通过部门主任审批流转至会计审核。线上流程流转同步开展线下审批，按照资金分级授权规定线下签批，审批完毕后将纸质单据移交至成本会计。会计根据审核差旅费用，同时传递线上流程，自动生成成本入账和资金支付凭证。出纳在网银系统逐笔进行资金支付，最终实现全流程报销闭环。
二、传统模式下存在的问题
      1. 报销质量与效率难以两全
      （1）差旅报销业务流程长。差旅报销按照“线上 +线下”两张皮方式，耗费时间与精力。报销人员每月 25日前应将差旅附件移交至财务，交单滞后会推迟支付。从出差申请至差旅费用支付业务闭环，平均耗时 1 个月，报销流程较长。
      （2）报销票据不合规，频繁出现退单现象。针对发票信息、类型开具错误，未为载明身份的车票等不符合报销规定的票据，不允许报销。酒店市场复杂，部分小型酒店无法开具增值税专用发票，业务人员因缺乏财税知识，存在开具票据不合规风险。
      （3）财务人员审核效率低，附件整理难度大。基于差旅报销数量多，报销费用少而杂特征，财务大部分精力消耗在事务性工作上，每逢月度、年底报销高峰期日常加班已成常态。
      2. 费用支出分散难以实现规模效益
      资金效益方面，基于 A 公司传统模式下的差旅报销，由员工按照规定要求自行开展出行工具与酒店的选择，订购渠道分散，规模效益不明显。以酒店为例，酒店价格有淡旺季区别，同一酒店在不同季节不同时间段订购价格不一样，分散性的员工预订很难获取内部折扣，报销金额高，成本难以得到控制。员工在出差期间需自行垫付相关出差资金，待出差结束后自行开展费用报销，差旅出行成本高，员工满意度不佳。
      预算管理方面，传统模式下的差旅费预算管控主要依靠“预算责任中心”单一维度下达与执行，仅能分析每个预算主体本年度已完成的差旅报销预算，无法从车船费、住宿费等细分的费用类型进行精细化预算把控。
      3. 无法清晰展示出差全程
      传统的员工报销系统，由员工自行填报，仅展示金额、税率、税项等相关内容，无法实现差旅全过程清晰展示，出差仅凭事前申请单、培训通知、会议通知为报销佐证，车票乘坐、酒店住宿的真实性难以被企业掌控，容易出现资金套取的风险。虽然出行车票已载明旅客信息，但也无法证实员工乘坐真实性，财务受限于原始附件的信息验证，甄别费用发生是否真实存在困难。财务人员通过线下台账登记员工出行日期与出行地点，主要通过事后监控，可能出现台账遗漏或登记错误风险，难以防范员工重复报销。
      4. 数字资产价值挖掘程度不够
      传统的报销系统仅支持按部门、按姓名查询差旅报销情况，难以对差旅费用明细、酒店预订情况、出差事由等多维度开展差旅费报销分析。加之目前差旅费事后报销，信息系统无法展示单据在线流转情况，财务人员需按部门逐一开展催单报销，无形中增加工作量，也存在延期报销的风险。
三、差旅报销平台的搭建
      A 公司基于前期报销流程中存在的痛点通过组织模式再造、流程再造并运用信息化与数智化思维搭建差旅报销平台。
      1. 管理模式变更
      （1）重新界定管理职责，开展组织变革，强化组织管控。按照原有的财务部为差旅费归口管理部门，负责制定差旅费管理制度并组织实施，负责差旅费预算管理、报销、核算工作基础上，新增其他部门相关职责权限。办公室负责公务出差审批制度和规范要求，审计部负责公司差旅开支审计监督，人资部负责培训出差的归口管理，各部门负责本部门出差事项的真实审核。
      （2）制度强化差旅报销管理。A 公司基于总部差旅费管理办法的基础上，结合实际工作中的典型问题细化本地差旅费管理办法。一是明确员工、劳务派遣等不同工种类型的差旅报销管理与费用列支渠道。二是明确交通费、住宿费的报销标准，针对存在发票开具错误、发票遗失等特殊情况列明如何开展差旅报销。三是明确报销范围。梳理财务日常审核内容，明确不能报销差旅的相关情况，明令禁止报销的市内交通、绕道乘车、异地探亲等相关费用。四是明确不同出差事由的报销标准，针对异地挂职租房、外出会议培训、党团活动等不同出差事由明确报销标准与报销方式。
      （3）通过业财协同方式，验证出差真实性。生产性差旅费由财务延伸至生产前端，根据工作票、工作任务单等实际工作内容判定出差真实性。培训类差旅费延伸至人资系统，根据培训线上报名、现场签到方式研判出差真实，防范虚报风险。
      2. 搭建差旅报销平台，实现差旅全程在线可视
      （1）构建差旅报销平台，实现出差申请、出行预订、费用报销一体化管理。运用云平台、大移物云等技术，搭建 PC 端与移动端的差旅报销平台。移动端主要提供车票酒店预订、报销流程发起、线上审批等相关功能，员工根据手机号码登录，开展车票、酒店预订等操作。PC 端侧重数据监督展示、财务审核制证、审批流设置等专业工作，财务人员可通过数据监控，及时督促员工开展差旅报销，系统根据出差未及时发起报销自动短信提醒，减少财务催单工作量。      
      （2）重塑差旅报销流程，避免线上线下两张皮。在差旅报销平台上重塑差旅报销流程，业务人员在移动端填报出差申请，列明出差事由、出差时间与出差地点。审批后，即可关联事前申请单，在既定的出差时间、地点，预订车票、酒店，所有预订金额由商旅公司垫付，无需员工自行垫款。出差完毕后，根据出差申请单提报流程，报销单金额自动关联垫付金额，自动计算出差补助。审核人员线上审批后，系统自动生成“差旅费用报销单”。财务人员在PC 端根据电子影像审核出差费用，审核完毕后资金支付，实现流程闭环。
      （3）整合实现出行住宿垫付，减轻员工垫付压力。员工出差住宿费与交通工具花费金额大，出差时间成本较高，尤其对于异地挂岗锻炼、长期培训等相关阶段性出差。员工通过差旅平台移动端进行预订，点击确认后，差旅平台代为支付。发票由差旅平台按月寄送至报销单位，报销单位按月与差旅平台对账与支付。
      （4）出差全流程清晰可控。出差申请、交通出行与酒店住宿可以通过差旅报销平台清晰展示，新增车船票中是否实际出行字段，验证出行报销的真实性，杜绝因套取公杂费报销风险。差旅报销时，系统自动校验是否重复报销，源头把控重复报销风险。
      3.“技防 + 人防”提升差旅费用内控管理
      （1）贯通业财链路，由业务单据替代事前申请。贯通生产系统，以生产作业单、工作票作为工单驱动差旅费报销。业务部门通过发布作业计划，在线编制现工作票，验证出差真实性，待作业完成后点击即可点击去报销，用业务数据替代事前申请，实现员工只需填列一次作业信息，伴生相关费用。贯通培训系统，将培训模块移动至差旅报销平台，以培训报名单、现场签到打卡等数据开展差旅验真。员工扫码培训报名填列身份证，系统根据培训名单迅速校验，校验通过后报名成功，即可实现出行、住宿预订，培训前进行现场签到，验证参培真实性。培训完毕后，业务人员直接点击去报账，用培训报名、现场签到等线上数据替代事前审批，减轻员工重复填报与领导审批的工作量，防范多报销风险。
      （2）内嵌财务审核规则，通过线上审批加强事中管控。一是通过差旅平台预订车船与住宿，系统仅展示符合要求的酒店与出行方式，事前把控超标准报销。二是根据差旅费管理制度规定，结合差旅出行单据上的结构化字段，整理 10 条系统自动审核规则。在发起报销时根据规则系统自动计算补助，报销人员可手工修改；在财务审核时，系统根据审核规则再次校验，通过的即可自动生成会计凭证，未通过的人工审核，截止至目前，A 公司 85% 以上的差旅费已实现智能审核。
      （3）运用第三方待支付功能。差旅费大都为零星支付，支付金额少数量多，无形间增加资金支付与对账工作量。当支付银行账号错误时，原报销系统需冲销账务并退回单据，由发起人更正后重新开展资金支付，支付流程长且重复审批。新差旅报销平台只需会计审核通过后，出纳人员点击发送支付指令，由商旅公司的代为支付。支付失败会通过移动端、短信等方式告知报销人，由报销人自行修改银行账号，第三方根据修改后的银行账号再次进行资金支付。A 公司按月与第三方资金对账，对账完毕后实现资金支付化繁为整，在减轻资金支付与银企对账的工作量的同时提升单据流转闭环效率。
四、结语
      综上所述，差旅报销平台的搭建有利于企业解决原有报销模式下的痛点与堵点，在防范资金安全风险，推动企业降本增效，实现成费用精益化管理上起到了重大意义。
参考文献
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