ERP 系统在企业成本管理中的应用问题及对策研究
黄燕雯

      【摘要】在传统的管理模式中，企业成本控制受到众多因素影响，难以实现各个环节的成本控制效果最大化。为此，在企业全新成本管理需求的影响之下，迫切需要一个能够协调、计划、监控、管理企业各种成本发生因素的集成化管理系统，对企业的各项业务活动进行协调、组织，确保企业成本管理工作的有效性。ERP 管理系统作为企业的内部管理平台，可以全方位优化企业的成本控制管理流程。但结合实际，目前在 ERP 系统的成本管理工作中，存在着管理理念滞后、系统利用率较低、存在安全风险的问题。为此，企业需要树立整体利益观，强化成本的全流程管控，并制定出针对性的系统安全防范措施，才可以发挥出 ERP 管理系统的最大价值，促进企业降本增效。
      【关键词】ERP 系统；企业成本；管理策略；问题与对策
一、引言
      将 ERP 管理系统运用在企业的成本管理工作中，可以实现企业成本管理和经营活动的有机结合，利用连续化、统一化的控制过程，以及实时化、动态化的流程监控，可以从根源上规避企业传统财务成本管理工作中的虚假凭证、业务和发票等问题。同时，通过 ERP 管理系统可以实现业财一体化，让业务部门的前端资料可以直接转化为财务部门的进度数据信息，优化了数据信息的转化过程，降低企业的财务漏洞发生概率。除了保障了成本信息获取的及时性和准确性，也可以达成财务口径和业务口径的高度一致，便于业务部门和财务部门展开高效沟通及协作，保障了业务数据信息的透明、公开、实时、共享。
二、利用 ERP 系统进行企业成本管理的价值
      ERP 为企业的管理软件，可面向企业进行物流、资金、信息资源的一体化管理。ERP 以管理会计为核心，可跨地区、跨部门甚至跨企业，实现信息的实时整合。目前企业的 ERP 管理系统及功能包括供应链管理、市场与销售管理、分销管理、客户服务管理、财务管理、制造管理、库存管理、报表管理、人力资源管理等。除此之外，还包括金融投资管理、质量管理、运输管理、项目管理、法律法规和过程控制补充等功能。简单的来说，ERP 管理系统是实现企业物流、资金流、信息流的一体化管理，其功能模块和传统的 MRP 和 MRPII 模块有所不同，不仅可以用在企业的生产经营管理活动中，在非生产性企业、公益事业单位，均可以通过 ERP 管理系统来进行资源计划管理。
三、ERP 系统在企业成本管理中的应用问题
      1. 不认同 ERP 系统成本管理理念
      ERP 管理系统中，计算机技术是支撑系统使用的“皮肉”，现代化的管理理念则是支撑系统使用的“骨架”。也只有企业员工拥有现代化的成本管理理念，才可以发挥出 ERP 管理系统的最大价值。但是结合实际，个别企业的成本管理理念仍然较为传统，浪费大量人力、物力和资金资源引入ERP 管理系统之后，却未提升企业的成本管理效能。很多企业员工已经习惯了传统的成本管理方法，对 ERP 系统的使用仍然停留在表面，未能深度思考如何使用 ERP 管理系统提高企业管理效率.
      2. 系统利用率低
      很多企业在利用ERP 系统进行成本管理工作时，其管理流程较为简单，管理内容较为片面。ERP 作为一种较为创新化的管理系统，主要是依托于信息技术，可以覆盖成本管理工作的各个环节，通过与设计、研发、生产、销售等多个部门之间的沟通和交流，确保财务数据信息、非财务数据信息获取的全面性和完整性。但是由于 ERP 管理系统的开发和操作过程较为复杂，部门之间可能会发生信息沟通不畅的问题，系统利用率较为低下。财务部门单打独斗，数据信息的获取无法覆盖到设计、研发、生产、销售等多个部门，没能发挥出 ERP管理系统的最大价值。
      3. 存在系统安全风险
      将 ERP 管理系统运用在企业的成本控制工作中，虽然可以带来较好的成本控制效果，但是也会存在一些安全风险。例如，由于有关工作人员培训工作未能落实到位，操作不够规范，管理不严，监管不力，均会导致企业数据信息泄露。或是系统本身存在缺陷，在技术条件、网络产品、通信协议上不够完善，硬件设备质量较差，操作系统平台存在安全漏洞，服务器配置存在错误，导致企业的重要成本数据信息被竞争对手窃取。
四、ERP 系统在企业成本管理中的应用问题处理对策
      1. 树立整体利益观，为 ERP 成本管理奠定思想基础
      在更新企业 ERP 系统成本管理思想认知上，企业需要形成整体利益观，也就是基于宏观角度了解到 ERP 系统具有的作用，才可以正确认识并把握 ERP 系统对于企业进行管理、降低成本投入、提高企业经济效益具有的地位和作用。所谓整体利益观，主要是指将企业的经营发展、可获利空间与各部门员工利益有机结合。在组织 ERP系统成本管理工作时，并不是 ERP 系统就可以提高企业管理水平，也不是通过 ERP 系统便可以降低成本投入，增加企业的利润空间。反之，通过 ERP 系统来进行成本投入，是为了更好地完成企业的生产经营活动，优化内部管理水平，进而提高企业的市场核心竞争力，改善企业的经济效益，让企业可以在竞争越来越激烈的市场环境中始终立于不败之地。为此，基于整体利益观出发，利用 ERP 系统来进行成本管理，并不是综合考量其中某一方面，便要忽视另外一方面，而是需要将企业的整体获利作为衡量 ERP 系统成本管理的标准。为此，需要确保企业的各项工作均围绕着企业的整体利益来进行。因此，企业从领导到员工，需要形成整体利益观。领导需高度重视，全体员工共同参与到其中，才可以确保 ERP 系统顺利实施，并为企业的经营发展带来一定的价值。企业领导需要针对其信息技术形成深刻认知，在领导的大力支持之下，克服在利用 ERP 系统进行成本管理工作时遇到的各类困难，以确保 ERP 系统实施项目得以顺利进行。除此之外，还需要积极调动员工参与到 ERP 系统成本管理工作的积极性，让他们了解到 ERP 系统是为企业的整体经营发展服务的。企业可以定期组织与信息技术和计算机网络知识有关的普及教育活动，提高员工的信息化意识。并建立健全绩效考核机制，将各部门的 ERP 系统成本管理成果与各部门责任人、企业关键岗位员工的绩效挂钩，以提高员工参与到 ERP成本管理系统工作中的积极性和主观能动性，为企业的内部管理工作改革奠定坚实的思想基础。
      2. 实现全流程控制，覆盖各环节成本数据
      企业的 ERP 管理系统及功能模块较为丰富多样，包括生产车间、外加工、质量、销售、采购、库存、物料需求、财务、人事、行政、工资、设备、成本管理等众多模块。企业需通过对 ERP 系统中各个模块的合理利用，加强对各环节成本投入的有效数据分析，才可以强化成本管理水平。在掌握各种市场竞争需求、行业内外竞争环境的条件下，确保成本管理工作得以顺利进行，真正地实现了业务流程的全过程管理，促进企业价值链管理工作实现价值效益最大化，优化企业的核心竞争力。具体来说，将 ERP 管理系统运用在企业的全流程成本控制中，可以从以下几个方面着手：
      （1）研发和设计环节的成本控制
      这一环节是对后续成本投入带来影响的主要环节，因此企业通过 ERP 系统，对企业的已有数据资源进行全面分析，助力管理工作人员了解产品的设计和研发现状，打破传统只关注事中和事后成本投入所带来的决策失误性问题。
      （2）采购环节的成本控制
      采购环节的成本支出包括管理费、采购费、营业费，采购流程较为复杂，包括产品的购货、验货、收货，对成本带来影响的不确定性因素较多。因此在这一环节，很容易出现成本管理偏差问题。若是采购成本超支，可以通过 ERP管理系统，对采购的物料资料进行全面分析，明确供应商的现有情况，从中选择具有最高性价比、供应最为稳定的供应商来进行物料采购。同时，可以通过系统对采购费超支的原因进行全面分析，实现对采购事务的集成化处理，强化对采购价格的管控，避免采购数量超出企业预算目标。除此之外，通过 ERP 管理系统可以建立健全低库存预警管理机制，明确物料需求的时间和周期，实现对成本采购数量的有效管控。
      （3）生产投放环节的成本控制
      利用 ERP 系统，可以结合物料清单，实现对物料的有效管控，并实行限额发放机制。对于各部门所需的物料超额部分，需要通过系统填写超额领料单，经财务部门批准之后方可发放。同时，通过 ERP 系统可以对企业的增值与非增值作业环节进行全面分析，基于成本动因着手，进而改善成本管理方案。
      （4）库存管理环节的成本控制
      通过 ERP 系统，实用 ABC 成本管理法，可建立存货账期，明确企业的物料库存数量和占用库存金额，如表 1。并结合系统的数据信息记录情况，综合企业运营发展需求，对库存进行有效处理，合理调配。

      （5）销售环节的成本控制
      通过 ERP 管理系统进行销售订单的评审，并在其中增加成本模拟功能模块，对订单的可执行性、可操作性进行全面分析。并在业务部门签订完订单之后，结合应收账款实际情况，对订单进行动态化跟踪，明确客户的回款和订货量是否满足企业的管理需求。并针对客户进行信用等级的划分，以针对这一环节的成本进行有效管控。
      （6）财务管理环节的成本控制
      结合销售、客户预付款、采购、收退款、工资报销等众多业务进度，对数据信息进行自动化建设。并录入收入支出金额的类型、账号、账户类型等，可对公司的众多账户金额进行自动更新，节省了财务工作人员的手工对账时间，降低成本投入。也可以规避由于人工操作所带来的计算失误等问题，打通了业务和财务部门的数据孤岛，实现了业财融深度融合。
      3. 强化系统安全风险防控
      （1）定期进行系统更新，并组织专业人员进行系统漏洞检查
      ERP 管理系统由供应商创建并进行维护，确保系统保持最新版本。但即便是系统保持在最新版本，很有可能会由于网络漏洞，进而引发安全问题。因此，企业需要定期组织专业人员对系统进行更新，并明确其中是否存在漏洞，制定出针对性的修复程序，进一步升级 ERP 系统的使用性能，提高其防范黑客入侵的能力。
      （2）开展身份验证，并实行访问控制机制
      ERP 系统的使用过程应该建立严格的身份验证机制，只有经过授权的企业领导层和财务部门，才可以访问 ERP 系统中的重要成本数据信息。为此，企业需要将关键成本数据分配给企业中的少数特定部门，以对其他部门进行访问限制，并对操作人员进行审计和跟踪。
      （3）对攻击进行监测
      所有的 ERP 管理系统都需要安装好安全防护软件，并建立防病毒程序。通过防病毒软件，可以保护 ERP 管理系统，避免被恶意文件和黑客攻击。在实时监控系统上，需要对日志收集、事件管理以及其他事件等进行实时监控，帮助企业尽早识别其中的安全攻击，并制定出针对性管理措施。
      （4）从供应链中寻找安全漏洞
      在 ERP 管理系统中，通常会涉及较为广泛的供应链管理系统及主体。为此，需要企业在其发展过程中严格选择供应商及伙伴，并在数据信息的交换过程中，建立严格的保密机制。企业需建立服务级别协议，并在合同中规定数据信息的保密要求，针对外部供应商和供应链中的其他主体进行背景调查。
      （5）建立灾难恢复计划
      若是 ERP 系统遭受侵害，则需要通过灾难恢复计划，避免企业重要成本数据信息丢失。在 ERP 系统重新启动之后，也不会对企业的业务活动带来影响。在灾难恢复计划的制定过程中，需要对其康复时期进行测试，以确保在发生重大事件之后，ERP 系统可以尽快恢复正常。五、结语
      综上所述，在 ERP 管理环境之下，企业成本管理工作人员可以对企业采购、入库、销售、出库、收款等众多环节进行成本的一体化管控，了解业务部门的项目执行进度、数量、价格、成本，获取其中关键数据信息，实现企业内部管理工作的降本增效。为此，企业需要了解到 ERP 管理系统在成本管理工作中存在的各类问题，制定出针对性的管理解决措施，提高企业的业务经济运行效果，实现业务和财务成本数据的闭合管理，达成企业的成本管理目标，为促进企业实现健康可持续发展提供有力支持。
参考文献
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