智能财务时代企业费用报销内控的 RPA 与舞弊智能识别
陈晓

      【摘要】智能财务时代，企业费用报销内控面临新挑战与机遇。本文探讨 RPA与舞弊智能识别技术在报销内控中的应用。RPA 通过软件机器人模拟人工操作，实现流程自动化，包括自动采集单据、流转审批、合规审查及数据分析，提升效率与准确性。舞弊识别则运用大数据、机器学习、自然语言处理及多源数据融合等技术，发现异常模式、识别关联特征和语义风险。两项技术结合可显著增强内控与风控能力，推动企业财务管理智能化转型。
      【关键词】智能财务；RPA 流程自动化；费用报销内控；舞弊风险智能识别
引言
      随着信息技术的飞速发展，智能财务正在深刻改变企业财务管理模式。费用报销是企业财务管理的基础环节，流程复杂、涵盖面宽，旧式的手工处理方式效率不怎么样，容易出错，也难以有效防控舞弊风险。在这种背景形势下，RPA（机器人流程自动化）技术顺势诞生，其可以模拟人类做操作动作，按照既定的预设规则自动处理重复性、规律性任务，为企业费用报销流程的优化提供了新的解决招数。费用报销环节隔三岔五有舞弊行为，给企业造成经济损失及财务风险，运用智能甄识技术，采用大数据、人工智能等手段，可及时发现报销行为里的异常，切实抑制舞弊情况，研究 RPA 与智能舞弊识别在费用报销内控中的应用，对提升效率、降低成本、防范风险具有重要的现实意义。
一、RPA 流程自动化与舞弊风险智能识别理论概述
      （一） RPA 流程自动化技术原理
      RPA（机器人流程自动化）是一种基于软件机器人和人工智能的自动化技术，通过模拟人机交互自动处理重复性、规律性任务。其核心环节包括流程设计、机器人开发、执行与监控。流程设计阶段需根据业务绘制流程图，明确任务步骤与逻辑关系。在开发阶段，通过 RPA 工具编写代码或利用可视化界面配置机器人，使其具备任务执行能力。机器人可依据预设规则自动完成数据录入、文件处理、报表生成等操作，并对其运行状态进行实时监控，以便及时发现和处理异常情况。
      （二） 舞弊风险智能识别技术基础
      借助大数据、人工智能、机器学习等技术开展舞弊风险智能识别，通过大数据技术收集与存储巨量的费用报销数据，为分析工作提供充足的数据支撑；人工智能采用自然语言处理、图像识别等相关技术，对报销单据中的文本及图像信息进行处理分析；机器学习算法通过学习历史数据，建立起舞弊风险预测模型，可自动辨别异常报销的行为，诸如费用异常变动、报销频率反常等。
二、智能财务时代企业费用报销内控的 RPA 流程自动化应用研究
      （一） 报销单据的自动化采集与录入
      在智能财务时代，企业费用报销内控中首要环节是实现报销单据的自动化采集与录入，按照传统的模式，员工需手动填写报销单、粘贴发票，财务人员再逐项录入系统，效率较低。引入了 RPA（机器人流程自动化）相关技术，结合 OCR（光学字符识别）功能，RPA 机器人可自主识别纸质或电子发票、行程单等票据中的日期、金额、供应商等关键信息，并直接录入报销系统，全程无需人工干预，大幅提升了数据准确性与处理效率。RPA 还可自动核查发票的真伪、重复报销等情况，确保合规性。某大型企业把 RPA 引入之后，票据自动采集的准确率达到了 99%，录入时间显著缩短，财务人员得以从繁琐操作中解放，更专注于高价值的财务分析工作。
      （二） 审批流程的自动化流转与提醒
      在传统模式下，报销审批流程繁琐且易受人为因素影响，导致效率低下。借助 RPA 技术，可实现审批流程的自动流转与智能提醒。RPA 机器人能够依据预设规则，自动将报销单推送至对应审批人，并实时跟踪进度。如审批超时，系统会自动发送邮件或通知进行提醒。此外，RPA还能根据诸如报销金额、费用类型等条件，自动断定是否需进行特殊审批或加急处理，进一步增进了审批的效率，某跨国公司运用 RPA 系统达成差旅费报销自动审批，审批效率提高了 70%，员工的满意度得到明显提高。
      （三） 合规性检查与风险预警
      在费用报销内控事务里，合规检查与风险预警十分关键。RPA 技术通过预设规则引擎，可自动对报销单据进行合规性审核，如检查金额是否超限、费用类型是否符合规定等。一旦发现异常，系统立即发出预警并将单据转人工复核。这类智能化的合规性核对，不仅提升了审批的精准度，也大幅降低了企业面临的财务风险，RPA 还可与大数据分析技术协同结合，对报销数据进行深度的挖掘分析，识别如频繁高额报销、异常行为等潜在风险，为企业风险管理提供支持。某金融机构应用 RPA 实现实时分析与风险预警后，违规报销比例明显下降，财务风险得到有效控制。
      （四） 报销数据的自动化统计与分析
      实现报销数据自动化的统计与分析，成为智能财务时代企业费用报销内控的关键要点，RPA 技术可自动从报销系统里提取数据，生成各类表单，诸如部门报销统计、费用类型分布这些方面，为管理层提供了决策方面的支持，还推动企业更明晰地把握费用支出情况，提升预算分配合理性。RPA 还能跟机器学习算法相互结合，对报销数据实施趋势预测，识别出常见报销类型和审批瓶颈，为流程优化提供相关的数据支持，某大型制造企业引入 RPA 之后，完成了报销数据自动化的统计跟分析，管理层可实时掌握费用的使用动态，实时调整预算方案，提升了企业财务管理的效率，RPA 还可自动生成审计报告，便于审核追溯，有效保障报销流程的合规性与透明度。
三、智能财务时代企业费用报销内控的舞弊风险智能识别研究
      （一） 基于大数据分析的异常报销模式挖掘
      在智能财务时代，企业费用报销形成的数据量既庞大又复杂，为舞弊风险的识别提供了大量的数据基础。利用大数据分析技术，企业可以对大量的报销数据开展深度挖掘，凭借建立数据模型，剖析不同员工、部门、时间段的报销行为样式，找出与正常报销模式明显偏差的异常现象。有一些员工频繁在非工作日或节假日产生高额娱乐、餐饮费用报销。或某部门在特定时段内报销的办公用品费用激增，且和实际业务需求不相符，大数据技术能够精准捕捉此类异常，并将其标记为潜在舞弊风险。结合历史与行业数据，还可进一步评估风险严重程度与发生概率。基于分析结果，企业可针对性深入核查相关报销单据，提升舞弊识别的效率与准确性，有效遏制费用舞弊。一家大型企业运用大数据分析技术来挖掘费用报销数据，依靠收集过去三年的报销数据，包含各部门、岗位以及不同报销类型的详细资料。销售部门某员工在每个月的月末集中报销高额餐饮开支，而这些费用大多是在非工作时间以及偏远地区出现的，和正常业务拓展的餐饮消费情况不相符，经与同岗位人员对比，该员工报销频率和金额显著偏高。据此异常模式，企业展开调查，证实其虚报费用套取资金，及时挽回损失，并进一步完善了报销审核机制。
      （二） 基于机器学习的关联关系与舞弊特征识别
      机器学习算法在识别费用报销的关联关系、舞弊特征方面存在独特优势，采用训练机器学习的模型，使模型学习大量正常及舞弊报销案例，模型可自主辨别出与舞弊行为相关的特征及关联，部分供应商跟特定员工之间频繁出现金额较大的报销业务往来，可能暗示存在利益输送；又如报销项目与业务数据（如项目进度、销售业绩）缺乏合理关联，也可能提示舞弊风险。机器学习模型能够持续优化，随数据积累不断提升识别复杂关联和隐蔽特征的准确性。企业可借此技术主动发现潜在舞弊，及时防范与调查，有效减少损失。某科技公司通过将员工、供应商及报销数据输入模型进行训练，发现某供应商与多名采购员工在非常规时间段频繁发生高额报销，且其商品价格明显高于市场均价、质量存疑。经核实，存在员工与供应商串通虚增费用进行舞弊的行为。企业据此加强了对供应商管理和报销审核的内部控制。
      （三） 基于自然语言处理的报销描述语义分析
      自然语言处理（NLP）技术可对报销描述进行语义分析，识别模糊、矛盾或不合理的表述，有效挖掘潜在舞弊线索。例如，员工使用“部分办公物资”“少量差旅开支”等模糊措辞，或出现报销项目与描述明显不符（如报销交通费却称未出行）的情况，NLP 模型能够自动标记此类异常，提示财务人员进一步核查。该技术还可以分析报销描述的语气与情感倾向，判定是否存在蓄意隐瞒或误导的状况，为识别舞弊风险提供更全面的信息支撑。某金融企业应用 NLP 分析报销描述时，系统发现一名员工的差旅报销存在矛盾：声称赴外地参会，但交通与住宿时间与会议日期不符，且未提及会议内容及成果。该单据被标记为可疑，经核实，员工并未实际参会，属虚报费用。企业据此对当事人进行处理，并优化了报销审核流程。
      （四） 基于多源数据融合的舞弊风险综合评估
      企业费用报销牵扯到多个数据源，像报销系统、财务系统、人力资源系统这类，把这些多源数据进行整合，可实现对舞弊风险更全面的评估，经由建立数据融合平台，把来自不同系统的数据进行整合关联，造就一个完整的报销数据图景，将报销数据跟员工的考勤记录、绩效评估、岗位权限等信息结合到一起，分析员工报销行为跟他们的工作状态、职责是否相符。倘若有员工经常迟到早退，可报销的差旅费金额却十分高，也许会有虚报差旅费的舞弊风险，多源数据融合还可以把外部数据考虑进去，像供应商的信用情况、行业发展动态等，进一步增添风险评估的维度，依托融合后的数据，采用综合评估模型，对报销单据的舞弊风险做量化评分，为企业内控决策给出科学凭据，实现舞弊风险的精准认定与有效防控。
      某制造企业通过构建多源数据融合平台，整合了报销、财务及人力资源等系统数据，用于综合评估报销舞弊风险。系统发现一名员工办公用品报销异常增高，经多维度关联分析发现：该员工近期绩效不佳，岗位权限与所报办公用品不符，且供应商信息显示与其亲属存在关联。企业据此判定其存在较高舞弊风险，经调查证实该员工利用职务虚报费用、非法侵占资金。企业随后加强了内控措施，以防范类似风险。
四、结语
      在智能化财务时代，企业费用报销内控通过引入RPA 流程自动化与舞弊风险智能识别技术，实现了显著提升。RPA 技术在报销单据的采集与录入、审批流程的自动化流转与提醒、合规性审查与风险预警，以及数据统计分析等多个环节发挥关键作用，大幅提高了报销处理的效率和准确性，有效降低人力成本与差错率，使财务人员能够专注于更高价值的业务分析与决策工作。智能舞弊识别技术通过大数据、机器学习、自然语言处理及多源数据融合，可精准识别异常报销行为，及时预警风险。与 RPA 结合后，有效提升企业内控水平，增强风控能力，助力财务管理智能化转型。
参考文献
[1] 叶凡 , 叶钦华 , 黄世忠 .“医药新政”下财务舞弊的识别与应对 [J]. 财会月刊 ,2025,46(4):12-17.
[2] 李金金 , 曾圣钧 , 苏榕峰 . 财务舞弊识别预警数智化转型路径研究 [J]. 财会月刊 ,2025,46(8):16-22.
[3] 郝国基 . 区块链技术何以防范化解上市公司财务舞弊 [J]. 知识经济 ,2025,706(6):36-39.
[4] 岳志超 . 上市公司财务舞弊、财务风险与审计意见问题研究——以 A 科技公司为例 [J]. 中国乡镇企业会计 ,2025(6):31-33.
[5] 蔡田文 . 基于区块链的财务舞弊 AI 审计治理研究 [J]. 商业会计 ,2025(8):101-105.
[6] 何星锐 . 数字化时代的财务舞弊识别与治理创新探索 [J]. 中国市场 ,2025(7):162-165.