存货内部控制及优化研究
河北省石家庄市社会科学界联合会社科专家培养项目：新质生产力驱动石家庄市数字经济与民营经济融合发展研究 (2025zjpy132)
孙多娇 郭紫佳

      【摘要】存货作为资产负债表中的关键科目，是企业资产的重要组成部分，对保障企业的生产与发展起到至关重要的作用。然而，越来越多的企业为了减少存货管理成本，选择相信第三方仓储企业，却无法应对存货管理权转移带来的一系列风险。本文旨在针对优化存货内部控制流程提出针对性意见，为相关企业提供理论参考与实践指导。
      【关键词】存货内部控制；存货管理权转移；优化建议 
引言
      近年来，随着市场竞争愈演愈烈，许多因存货管理而产生的舞弊案件也不断浮出水面。一些企业为了降低营业成本，提高市场竞争力，选择将企业存货管理权转移给第三方物流企业，却不能处理好权利转移带来的弊端。
      当前的文献研究大多集中在对自有存货仓库的管理，而对存放在第三方物流企业的存货内部控制管理鲜有涉及。本文通过分析外部仓储存货管理中容易出现问题的环节，提出了具体改进存货内部控制的建议，供上市公司管理层、投资者和市场监管者参考。
一、文献综述
      针对存货内部控制流程优化，一些学者从具体管理方面给出了建议。蒋秋菊等认为，合理调整人员的职责和权限，实现内部的制约和监督是优化控制流程的必要手段之一。岳海燕认为，入仓检查是一项关键性检查，对确保产品入库时的质量与规格十分重要，能够减少劣质产品流入市场的可能。
      部分学者总结了优化存货内部控制流程的意义。周海丹认为，优化流程对降低管理成本意义非凡，能够推动企业由传统管理模式向高效模式过渡。徐超认为，有效的存货管理对企业提升资源利用率、降本增效至关重要。刘海燕认为，完善企业存货内部控制，对增强企业竞争实力，推动资本市场有效运行有重要意义。
      综上所述，当前学术研究虽已揭示了企业存货内部控制中存在的共性问题，但针对特定企业进行系统性、全景式案例剖析的研究仍显不足。本文通过分析存货内部控制存在的诸多问题，旨在填补现有文献在微观企业层面的研究空白，为完善存货内控理论体系提供实证依据，并为上市公司、投资者以及监管部门提供决策参考。
二、存货内部控制应关注的流程
      存货种类繁多且形态多样，从原材料到产成品涵盖广泛领域，其往往占据企业总资产显著比例。因此，存货内部控制的有效性已经成为企业防范经营风险的核心管理诉求。加强存货内部控制主要从采购、验收、仓储、领用、加工或生产、出库、存货被退回以及盘点的相关流程入手。
      （一）采购
      采购是指企业或组织为满足生产经营的需求，通过支付货币或其他等价物，从外部获取商品、服务或工程的行为，以达到用合理的成本获取所需资源的目的，从而实现企业正常运行。
      （二）验收
      存货验收直接关系到入库存货的质量与数量，是企业采购与仓储管理中的关键环节。企业在验收货物时应准备相应工具，如计量器具、检测设备等；同时应对货物质量进行检验，通过外观检查、抽样检测等方式保证入库存货质量良好。
      （三）仓储
      仓储涵盖了从货物接收、存储到出库的全过程。企业应当根据货物的种类、属性，将存货分配至合适的存储位置，定期进行库存记录、库存盘点与库存优化。
      （四）领用
      存货领用是企业内部物资从仓储环节流转至下一环节的关键流程，对企业的成本控制与运营效率有直接影响。企业应关注超领与浪费，同时避免虚假领用，要求各部门严格遵守规章制度，经审批之后再进行下一步行动。
      （五）加工或生产
      存货加工或生产是企业将原材料转化为产成品的核心环节，涉及资源调配，工艺执行、质量管控等多个维度。企业应避免该过程中物料短缺、质量失控和成本超支等风险，同时应及时确认、记录材料的使用、报废和质量存在缺陷的产品情况。
      （六）出库
      存货出库是指企业将库存商品交付给客户或企业内部人员使用，直接影响客户满意度与企业营业收入。存货出库应由酷虎提交订单或企业内部人员提交领用申请后，由相关部门审核订单有效性，通过拣货与复核、包装与发货将商品送至客户指定地点。在此期间企业应严格把控订单有效性审核、产品出库复核以及库存更新等流程，避免超卖、发货错误及数据失真等风险。      
      （七）存货被退回
      该流程的核心目标是追溯存货退回的根源。企业需要对被退回商品进行专项标识，深入分析导致退货的具体因素，并针对性制定改进方案，避免类似事件重现。除此之外，企业应当持续优化产品性能参数，通过提升产品质量来巩固企业口碑，提升市场竞争力。
      （八）盘点
      存货盘点是确保企业资产准确性、优化库存管理与防范舞弊风险的核心环节。通常存货的盘点程序有三个阶段：规划阶段、执行阶段和差异处理阶段。在规划阶段中，相关负责人需要明确盘点日期、盘点范围及地点、盘点人员，并制定相应的盘点方案；在执行阶段中，负责人应运用合适的盘点方法，采用标准化工具盘查存货的数量及价值是否与账面相同；最后，若盘点过程中发现存货账实不符的情况，应追溯产生差异的原因，对重大差异应提交管理层审批，并调整账面记录。
三、常规企业存货管理存在的问题
      （一）未做到不相容职务分离
      在常规的存货管理制度中，存货的采购与保管应当由不同的部门或人员分别承担，以实现职责分离和相互监督。当缺乏有效的监督机制时，单一部门或人员在存货流转的各个阶段都可能拥有操作空间。对于企业自有仓库而言，问题主要体现在以下几个方面：首先，在采购环节，相关工作人员可能为了谋取私利而虚增采购价格，导致企业采购成本增加；其次，在验收入库时，可能会因为仓库管理人员粗心或供应商出货问题导致出现入库存货的品种、数量及状况与原始凭证不一致的情况；再次，在盘点过程中，审计人员未必能够从管理人员处获取完整、准确的存货盘点清单。对于外部仓库而言，采购人员可能会虚报价格、存货负责入库的相关人员可能会与第三方仓库负责人勾结，提供虚假的存货库存单据，甚至可能无中生有，伪造与外部仓库的仓储合同。
      （二）特殊属性存货的盘点难题
      企业存货盘点的难度往往取决于存货的性质。对于农业企业而言，消耗性生物资产的盘点工作面临诸多挑战，例如在生产过程受自然环境影响显著、存货价值存在较大差异、存货盘点难度大、盘点过程及时调整的复杂性等因素都可能导致其难以进行准确计量。以獐子岛为例，其存货中的扇贝位于水下，几乎无法直接通过肉眼观察，数量难以精确统计，质量更是也难以检测，诸多因素导致盘点流程难以有效执行。
      （三）外部仓库离公司较远的衍生风险
      以广州浪奇为例，其贸易网络覆盖全国，为优化物流成本，其将超八成存货分散存储于江苏、四川等地的第三方仓库。然而，这种跨区域仓储模式在本次存货丢失事件中暴露出显著管理短板，涉事的辉丰仓距总部 1689 公里、瑞丽仓距总部 1571 公里，如此远距离的第三方仓库给企业对存货的控制权带来极大隐患。首先，实地盘点成本激增与质量失衡，单次跨省盘点需要耗费巨大的人力、物力，给企业带来了显性成本压力。其次，审批程序存在壁垒，盘点次数可能减少。通常来说，企业想要盘点外部仓库需提前向仓储方提交书面申请，并协调双方人员时间窗口，单次盘点筹备周期较自有仓库长，浪费时间成本。最后，受距离影响可能存在信息滞后与账实不符风险。第三方异地仓储可能导致存货出入库信息传递滞后，企业 ERP 系统与仓库台账存在数据时差，影响企业后续销售计划与库存决策的精准性。
四、存货内部控制优化的改进建议
      （一）重构职责边界，强化岗位制衡机制
      通常企业存货管理均覆盖采购、仓储、盘点、销售等全链条环节，各环节均需独立岗位履职以符合内控合规要求。根据《企业内部控制基本规范》，企业需严格分离不相容岗位，确保职责无交叉、权力受制约。
      企业可以将供应商开发、资质审核、合作评估等职能转移至审计内控部或独立第三方机构，建立“供应商准入黑名单”与“动态信用评级”机制，切断业务部门与供应商的直接利益关联，并对采购与销售进行权责重构。由商务拓展部聚焦销售渠道拓展与客户关系维护，由供应链管理部进行存货采购，切断两者利益关联，实行“需求提报 - 采购执行 - 验收入库”的三权分立。同时引入数字化监督工具，搭建供应链协同管理平台，实现采购订单、入库记录、库存数据、销售出库等环节的实时数据穿透，通过区块链技术确保各环节数据不可篡改，降低人为舞弊风险。
      （二）根据存货属性选取存放仓库
      对于仓储管理部门而言，首先要了解存货的特性，再根据其特性选取恰当的存储方式，并依据存货盘点复杂度进行分级管理。首先，企业可将存货分为低风险存货与高风险存货两类。对于低风险存货，可将其置于常规仓库内，并对其入库、出库、盘点等流程按照常规操作处理，以降低储存成本；对于高风险存货，由于其特殊属性，企业可自行建立存储仓库。若租借第三方仓库进行存放，则需要通过严密核验第三方单位资质，在签署合同后也需通过抽查等方式加强对控制权的掌握。其次，要加强对存货的动态监管。根据存货风险等级进行不同频次的核查，针对高风险存货的盘点可从季度调至月度，同时可结合大数据建立智能仓储管理系统，设置关键参数与报警机制，做到线上实时监督，提升内部控制有效性。
      （三）实施内部人员驻第三方仓库监督机制
      针对外部仓库偏远导致的存货管控弱化的问题，企业可通过内部人员驻第三方仓库监督机制而构建“实时响应－动态反馈”的管理闭环，以替代传统实地盘点模式。
      企业可以选派具备仓储管理经验的员工常驻外部仓库，全程参与存货入库、存储、出库及盘点环节，重点核查仓储情况，检查其条件是否履约了合同条款，确定盘点清单是否真实、准确。除此之外，还可以建立数字化协同机制，驻仓人员作为企业与仓库方的沟通桥梁，可以每日通过数字化系统上传库存变动记录、异常损耗报告等存货动态数据，向总部反馈仓库运营结果，以便及时更新 库存、评估存货账面价值，助力企业实现价值最大化。
五、结语
      近年来，上市公司发生的有关存货的“黑天鹅”事件屡见不鲜，说明我国部分上市公司对于存货的内部控制管理松散，执行力度不强。然而，在激烈的市场竞争下，完善存货内部控制的工作无法一蹴而就，对企业极具挑战性。
      首先，存货流转流程较为复杂，这就要求明确划分各环节管理人员的职责，实现职责分离，防止出现人为操纵的情况。其次，存货种类繁多，对存货进行分类存储，有利于企业开展日常管理与使用工作。不同形态的存货，有着各自特定的储存要求。对于盘点难度大的存货，企业应挑选信誉良好、值得信赖的仓库供应商，以此降低存货丢失的可能性。最后，当企业选择第三方仓库时，考虑运输成本的同时，也不能忽视管理成本。在存货的日常管理、盘点清查等工作中，企业应安排经验丰富的专业人员进行监督把控，确保存货的实时信息能够及时传递，避免因信息延迟而使管理层做出错误决策。
参考文献
[1] 蒋秋菊 , 陈敏 , 窦宇 , 等 . 存货内部控制缺陷及改进建议——基于广州浪奇的案例研究 [J]. 会计之友 ,2021,(16):107-111.
[2] 岳海燕 . 加强企业存货内部控制管理的思考分析 [J]. 销售与管理 ,2024(22):81-83.
[3] 周海丹 . 中小型制造业企业存货内部控制存在的问题及对策研究 [J]. 现代工业经济和信息化 ,2023,13(07):209-211.
[4] 徐超 . 企业存货管理存在的问题与改进研究 [J]. 质量与市场 ,2022(21):184-186.
[5] 刘海燕 . 企业存货内部控制探讨 [J]. 合作经济与科技 ,2022(11):141-143.