高质量发展下企业行政管理问题与优化研究

高质量发展下企业行政管理问题与优化研究 米建红 作者简介：米建红（1988.4-），女，汉族，山西太原人，本科，中级经济师，中国石油天然气股份有限公司天然气销售山西分公司，研究方向：行政管理     【摘要】在当前我国经济由高速增长阶段转向高质量发展阶段的大背景下，国有企业作为国民经济的中坚力量。石油企业作为典型的资本密集型和技术密集型企业，其行政管理体系庞大且复杂。办公室作为企业的枢纽部门，是保障企业高效运转的关键环节。然而，常规行政管理模式存在流程繁琐、信息化程度低、档案价值挖掘不足、服务意识被动等问题，不能很好地契合高质量发展的要求。文章从经济高质量发展角度，分析了石油企业行政管理的新要求，并且解析了石油企业行政管理难题，同时提出企业行政管理优化策略，以期通过研究能给相关工作人员提供有益参考。     【关键词】高质量发展；石油企业；行政管理；文书档案；优化路径     引言     在能源转型加速、国际油价波动剧烈以及国内“双碳”目标约束下，石油企业实现高质量发展不仅是政治责任，更是生存发展的必然选择。行政管理作为企业管理的基础性支撑系统，贯穿于企业生产经营的全过程。办公室作为行政管理的核心执行机构，其工作质量直接影响着决策信息的传递效率、企业记忆的完整性以及内部运行的协调性。长期以来，部分石油企业对行政管理的认知仍停留在“后勤服务”和“事务性处理”层面，忽视了其在风险控制、知识管理和决策支持方面的潜在价值。在经济高质量发展视角下，如何打破传统行政管理的桎梏，推动办公室工作从“被动应付”向“主动赋能”转变，从“粗放管理”向“精益治理”升级，已成为石油企业亟须研究的重要课题。     一、经济高质量发展对石油企业行政管理的新要求     （一）管理效能的高效化     石油企业的高质量发展，必须保证企业有较快的市场反应以及政策调整能力。石油企业办公室的作用是信息汇总与指令下达，其需要在工作过程中保证公文流转零延迟、会议决策高效率以及督查督办强执行力。然而传统行政管理中层层审批、纸质传递等模式，已无法满足时效性要求，亟须借助先进技术手段和管理创新加以突破。     （二）资源配置的集约化     面对激烈的市场竞争，降本增效压力倒逼行政管理摒弃铺张浪费与冗余流程。办公物资采购、档案存储、空间利用等各环节均须遵循集约化原则，通过精细化成本管理，将有限资源投向科研创新与主营业务领域。     （三）数据资产的增值化     数字化经济时代，石油企业在长期发展中积累了体量庞大的文书档案与数据资料，这些不仅是企业记录，更是宝贵的知识资产。高质量发展要求行政管理从“档案保管员”转变为“数据挖掘者”，通过文书档案的深度开发利用，为战略规划、风险防控和技术研发提供支撑。     二、石油企业行政管理存在的主要问题     （一）文书处理流程需进一步优化，流转效率仍有提升空间     文书处理为基础性工作，目前整体流程满足基本办公需求，但在精细化、高效化方面还有明显不足。现有流程缺乏灵活调整空间，部分环节衔接不畅，审查节点设置不够合理，导致流转效率降低、工作体量增大。此外，文书处理尚未建立跟踪监督机制，延误、遗漏等问题时有发生，影响了文书发挥连接纽带作用。     （二）档案管理数字化进程有待加快，知识价值挖掘需进一步加强     在当前市场经济高速发展的背景下，石油企业经营规模日益扩大，业务范围不断拓展，档案资料数量与种类呈现出快速增长趋势。石油企业的档案资料涉及内容较多，如生产经营、行政管理、项目建设等，企业虽然建设了档案系统，但是部分功能在档案管理和利用方面还有提升空间。目前有些企业的档案还是以传统纸质方式为主，数字化归档覆盖率不足，特别是老旧档案、历史资料的数字化转型相对缓慢。这造成档案检索查阅需要耗费更多的时间与人力成本，极大影响档案利用的便捷性与高效性。同时，目前，在石油企业档案资料管理中，没有深度挖掘档案资料价值，也没有系统梳理、分析与整合档案资料信息，导致档案无法为企业生产经营、决策部署、业务传承提供帮助。此外，石油企业很多档案处于闲置状态，未充分发挥档案在企业发展中的参考支撑与保障作用，和数字化档案转型有较大差距。     （三）综合协调机制需不断完善，协同联动能力仍需提升     石油企业各部门之间协同配合是促进行政管理高效的关键，也是解决企业经营管理难题的重要举措。然而，目前石油企业在经营发展环节，未建设完善的协同机制，各部门之间只是就工作进行简单协调，在机制完善度、流程规范化、协同联动效果等方面还有很大提升空间。石油企业在跨部门协作中，有些事项由于协调流程不够清晰，责任划分不够明确，导致工作过程中存在沟通衔接不畅、配合不紧密、推诿扯皮等问题，影响了工作效率，也会增加企业经营成本。此外，石油企业协调工作没有建立常态化、规范化机制，以临时协调为主，在复杂事项、紧急任务发生后，各部门难以形成合力，导致石油企业各部门沟通协调不足，极大地影响了企业经营发展。     （四）信息化应用深度不足，智能化管理水平仍有提升潜力     目前石油企业在行政管理中，已经不断引入信息化手段，如办公自动化、数据统计、流程审批等，这使企业经营效率得到提升。然而在目前石油企业信息化转型中，信息化技术应用深度和广度还受到一定限制，智能化管理存在较大潜力，未充分发挥信息技术在石油企业中的作用。目前石油企业信息化工作主要应用于基础办公场景，其流程自动化、数据整合分析、智能预警、精准管控等方面应用不足，造成石油企业行政管理信息化未能全面覆盖。此外，有些企业建设的信息化系统保持独立，数据没有及时沟通，存在信息孤岛现象，导致数据无法及时共享、协同利用，还会增加数据统计、信息汇总等方面的难度。     三、经济高质量发展视角下行政管理的优化路径     （一）重构文书处理流程，打造高效敏捷的政务中枢     石油企业行政管理作为重要部门，其牵头负责进行文书处理流程改进，确保文书起草、审核、流转、归档全流程得以优化，逐步排查并取消部门负责人双签字、无实质异议的会签等繁冗环节，使文书处理流程得以简化。而在文书管理环节，需将文书分为常规类、重要类、涉密类等各类型。其中，常规类文书简化为起草—核稿—审批—归档三步流程；重要类文书在常规流程基础上增加分管领导复核和主要领导审批环节；涉密类文书单独标识，限定流转范围。同时，行政部门应根据实际要求，制定文书起草、审核等标准，并且在管理阶段需重点关注文书细节，确保资料的完整性。此外，在石油企业文书流转过程中，如果发现环节繁琐或者工作流程不顺畅，则需根据实际情况及时进行调整，如此能有效提升企业的文书处理效率，确保每项操作有明确标准、具体要求，不能流于形式。     （二）推进档案数字化转型，激活企业知识资产价值     石油企业行政管理部门需积极推动企业档案管理数字化转型，统一档案数字化操作标准。在该背景下，石油企业进行数字化档案建设时，电子档案归档采用统一格式扫描，分辨率严格按照设定值设置，分类编码按照上级公司统一要求执行，确保档案归档规范、统一。同时，组织档案管理人员对存量纸质档案注册登记造册，建设档案管理台账，优先推进近5 年高频使用涉及核心业务的档案数字化扫描工作。在石油企业档案扫描中，其利用专门的信息系统，使档案具备可检索、可编辑特性，且将扫描后电子档案和纸质档案逐页核对，禁止存在漏扫、错扫问题。石油企业行政部门与技术部门保持深入沟通，建设专属档案管理系统，设置分级管理权限，档案管理员拥有删除、修改权限，普通工作人员只能查阅档案。在档案管理阶段建设电子档案每日自动备份机制，每周核查备份完整性，每月对数字化档案管理效果进行抽检，抽检比例超过10%，保证电子档案和纸质档案保持一致。     在石油企业档案管理中，数字化管理需进行标准化、常态化建设，确保所有操作有明确的标准和要求，进而提高档案管理效果。同时结合石油企业涉密与合规管理要求，进一步强化档案数字化全流程安全管控，对所有查阅、调用、下载行为自动留痕存档，从而确保相关的操作能追溯。对于合同、工程、人事、财务等不同类别的档案，借助现有的系统实现数字化管理，从而提升检索精准度与利用效率。     （三）强化综合协调职能，构建协同高效的运行机制     石油企业行政管理部门需重视协调功能，制定《跨部门协同管理办法》，明确各部门工作职责，将工作事项分为常规类、紧急类。常规的协调事项在1 个工作日内对接相关部门，紧急类事项及时响应、及时对接。在石油企业内部协调工作中，需构建一对一协调专员机制，每个部门设置一名专职协调专员，主要负责日常沟通对接事项反馈，定期或不定期向行政管理部门提交协同工作资料，详细说明近期协调事项推进情况以及存在问题。而行政部门需按情况召开部门协调会，对跨部门协调中堵点、难点问题明确各部门责任，且确定解决时限。如果在协调工作中有部门未落实，则将其纳入月度考核，并予以扣分。     （四）深化信息技术应用，驱动行政管理智能化升级     行政管理部门牵头深化信息技术应用，重点整合现有办公自动化系统与财务统计系统，组织技术人员打通两大系统的数据接口，实现文书流转、数据统计、事项审批等功能互通，杜绝数据重复录入。制定《信息化操作手册》，明确各岗位系统操作规范，重点规范数据录入格式、流程发起步骤、权限使用范围，确保操作标准化。同时，在岗位系统操作专项学习过程中，根据实际情况结合本职工作具体开展，针对岗位系统操作进行学习。学习采用集中学习与自主实操相结合的方式，围绕《信息化操作手册》，开展文书流转、数据统计、事项审批等本岗位操作培训，培训后组织实操考核。此外，结合企业的实际情况，可以在合适的周期中定期组织工作人员开展信息化技能复训，巩固操作能力，每月梳理系统使用过程中的难点问题，同步反馈至上级负责系统搭建的部门，确保信息技术应用落地到位，切实驱动行政管理智能化升级，所有操作均明确具体要求，无空洞表述。     四、结语     在经济高质量发展的新时代，石油企业的行政管理不再是简单的后勤辅助，而是企业治理体系的重要组成部分，是提升核心竞争力的关键软实力。办公室必须顺应时代潮流，直面问题挑战，以数字化转型为抓手，以流程优化为突破，以价值创造为目标，全面提升文书、档案及综合管理水平。构建高效、智能、合规、绿色的行政管理体系，为石油企业降本增效、创新驱动、安全稳定奠定基础。 参考文献 [1] 莫镇瑀. 论企业行政管理在企业管理中的作用[J]. 金融客,2023,(08):73-75+69. [2] 侯玥羲. 企业行政管理流程“焕新”助力竞争力飙升[J]. 中国商界,2025,(10):70-71. [3] 吴梓溦. 国有企业行政管理策略创新[J]. 财经界,2025,(26):36-38. [4] 何梅琳. 如何提升现代企业行政管理人员综合能力[J]. 现代班组,2025,(20):21-23. [5] 刘世达. 综合行政管理对企业绩效的驱动效应[J]. 中国电子商情,2025,31(23):46-48.