数据赋能的零星维修工程采购精准化运营研究
徐彬耀

      【摘要】单位零星维修工程采购由于“小散急”特性，长久以来依靠经验主导，存在数据割裂、决策粗放、供应商管理失序以及造价参考缺失等结构性问题。围绕数据赋能路径，从统一数据编码、分级决策模型、供应商动态画像、造价数据库与监控平台这四个维度系统构建精准化运营体系，推动零星维修采购从经验主导演变为数据主导，为单位采购治理能力提升提供可操作的实践路径。
      【关键词】数据赋能；零星维修工程；采购精准化；分级决策；供应商动态画像
引言
      单位零星维修工程采购一直存在一个结构性矛盾，就是项目本身呈现“小散急”特点，但管理要求却并不低，单次采购金额虽然较小，不过年度累计金额往往会达到一定标准，需求发生的时间不固定，却要求能够快速进行响应；维修需求在跨部门分散发生，然而却需要实施统一规范的管理。零星维修采购具有自身特性，难以沿用常规工程采购管理框架——审批流程冗长、供应商选择粗放、环节数据缺乏联动，这些问题并非孤立现象，而是经验主导模式在零星维修场景下的固有弊端。既有研究多聚焦大宗工程采购或通用货物采购的数字化改造，针对零星维修这一“低单价、高频率、强时效”细分领域的精准化运营研究仍较薄弱。推动零星维修采购从经验主导向数据驱动转变，已成为各单位优化采购管理效能的关键课题。
一、数据赋能零星维修工程采购精准化运营的价值逻辑
      零星维修工程有着“规模小、零散、紧急且复杂”的特点，数据支持不再是可有可无的，而是实现精细化管理的必要基础。这类工程单项价值不是很高，但年度总支出可能较大，其发生时机和频率极不规律，且通常由多个部门分散进行处理，这给快速响应、质量把控以及履约监督带来了诸多挑战，任何基于过往经验的采购方式，都难以确保决策具备连贯性，更无法在日常工作中沉淀可供反复借鉴的管理经验。
      数据赋能的核心机制是把分散在立项、采购、施工、验收、结算各环节的信息，转化为可分析、可比较、可追溯的数据资产。通过统一的数据采集标准与编码体系，能够精准把握零星维修工程的类型识别、频次统计与需求规律，让采购方式优选、预算核定与供应商匹配等关键决策获得量化支撑，不再依赖主观判断。
      从价值产出角度看，数据赋能能够推动零星维修工程采购从粗放式向精准化转变，在节约采购开支、压缩工程时长、提升整体效能方面形成实质性改变，同时为廉洁风险管控提供可追溯的技术支撑，最终实现从“经验主导”向“数据主导”的管理范式升级。
二、零星维修工程采购精准化运营的现实困境
      （一）各环节信息割裂制约采购数据有效积累
      零星维修工程采购面临的数据困境，根源并非数据量不够充足，而是数据从未得到真正的“连通”。从采购需求申报、预算编制，到过程执行、履约验收，各个环节分别在不同管理系统或纸质台账中运行，业务操作虽能留下痕迹，但数据之间缺少标准化衔接机制，进而形成一个个独立的信息孤岛。各部门对同类维修工作表述方式有差异是根本原因，相同类型工程在不同区位或不同阶段采用完全不同编号与分类规范，如此情况导致历史数据难以进行跨区域对比和长期整合，最终影响后续决策判断与效果评估的开展。
      （二）采购方式分级匹配缺乏量化决策依据
      分级采购制度在多数单位已经有了框架雏形，一般按照金额区间对应不同审批程序与采购方式。但框架存在并不意味着执行就会精准——问题的核心在于仅以金额作为筛选标准过于粗略，难以全面反映零星维修工程施工复杂度等实际差异。因为历史采购数据缺乏系统化整理和深入分析，管理者处理具体项目时只能依靠个人经验，这使得同类维修项目在不同部门或不同年度采购方式不同，进而造成效率低下和引发公平性质疑。
      （三）供应商履约记录缺失弱化质量管控能力
      零星维修工程供应商管理面临的困境主要体现于“入库容易、管理缺位”这一结构性问题，部分单位虽推行了资质预审与供应商库制度，但入库之后的动态管理常流于形式，各个使用部门分别保存着历史交易数据、现场质检记录和履约评价结果，这些信息既没有实现集中管理，也没办法作为可调用的评估参考，导致采购决策者难以准确掌握供应商的实际服务水平，供应商的能力表现就像一个不透明的“黑箱”。这种信息不对称的状况让优质与劣质供应商获得了均等的合作机会，“熟人经济”与路径依赖现象愈发严重，质量管控也因此失去了必要的数据基础。
      （四）历史造价数据沉淀不足影响预算编制准确性
      造价数据缺失属于零星维修采购中隐蔽性最强且影响最深远的问题之一。部分单位虽说有着丰富的维修项目造价资料，但这些数据分散存储且无统一规范，很难建立可用于横向比价的基准体系。编制预算时，工作人员主要依靠市场报价或者工程定额，然而这两类信息均不能准确反映特定环境下的真实成本。在价格谈判阶段，施工方对市场动态十分熟悉，采购方却因缺乏历史数据支撑，难以有效判断造价合理性且议价能力不足。
三、数据赋能零星维修工程采购精准化运营的实践路径
      （一）统一数据编码标准，实现采购全周期信息归集
      针对各环节信息割裂对数据有效积累形成制约的问题，可以构建基于统一编码的采购数据治理体系。在具体实施过程中，第一步要制定编码规则，即按照“工程类型、维修部位、施工方式、金额层级”这四个维度设计项目编码，比如对屋面防水修缮、门窗更换、水电管线维修等常见类型逐个赋予编码，以此确保同类工程在不同部门、不同区位录入的时候使用同一标识，消除不同的口径差异。
      第二步是明确各环节的数据采集节点，在需求申报的时候录入工程类型与预估金额，在采购执行的时候记录采购方式与供应商信息，在合同签订的时候归档合同金额与工期承诺，在验收的时候填报实际完工情况与质量评价，在结算的时候关联实际支付金额与预算偏差。五个节点的数据通过统一平台进行串联，进而形成单个项目从立项到结算的完整数据链。
      第三步工作是打通财务系统和资产系统的接口，建立采购数据与报销流程的自动连接，以此消除重复录入和口径差异方面的问题。完成上述三项工作之后，分散的信息才能够转化为可检索与分析的数据资产，最终达成“编码统一、节点采集、系统贯通、数据可用”的完整循环（图 1）。

      （二）双维驱动分级决策模型，支撑采购方式精准匹配
      针对采购方式分级匹配少量化决策依据的问题，可以构建以维修规模和复杂程度作为双维度的采购方式决策辅助模型。在具体实施过程中，金额维度继续使用单位现有的分级框架，把零星维修项目按照预算金额划分成直接委托、询价比选、单位内招标等对应的区间，复杂程度维度则引入三项能够量化的指标：一是施工类型（像土建、水电、消防、智能化等专业属性）；二是资质要求（也就是是否需要特定施工资质或者专业技术人员）；三是响应时效（即是否属于紧急抢修或者有明确工期约束）。
      将这两项指标整合起来构建决策框架，资金少且难度小的项目可直接委托处理，资金达到一定数额、难度较大的项目要启动询价流程，资金多且难度大的项目通过单位内招标或竞争性谈判解决。模型实施核心在于将规则嵌入采购申报系统，让系统依据双维参数自动匹配采购方式，经管理者审批之后再执行，特殊情况需要备注说明并且留痕，构建可追溯的决策档案促使分级制度从理论设计全面转化成具体项目操作规范。
      （三）供应商动态画像机制，推动服务质量分级管理
      针对供应商履约记录缺失导致质量管控能力弱化的问题，可以构建以数据驱动为核心的供应商动态画像与分级管理机制。画像数据来源分为三类，包括内部交易数据（如历次合同金额、工期完成情况、结算偏差率）、现场质检记录（如验收评分、整改次数、质量投诉情况）、外部信用数据（通过信用中国等平台定期核查资质与经营合规情况）。
      把三类数据整合之后，按照履约能力、响应效率、质量稳定性以及信用状况这四项指标开展综合评分，将供应商划分成优先推荐、正常使用、重点监管和暂停使用四个等级，分级结论会直接应用在采购推荐方面。项目验收完成后，使用部门提交履约评价，数据会实时反馈并更新画像，形成“数据归集，画像评级，分级推荐，动态更新”这样的管理闭环，从而彻底解决劣质供应商依赖路径长期存续的问题。
      （四）造价数据库与监控平台，构筑成本管控数字底座
      针对历史造价数据沉淀不足影响预算编制准确性的问题，可构建造价数据库与全流程监控平台协同运作的成本管控体系。造价数据库分两层推进：第一层是归集历史数据，把过往零星维修项目的工程量清单、主材单价、人工费用、实际结算金额按工程类型分类整理入库，形成分类可查的历史价格参照；第二层是动态维护价格，结合市场材料价格定期更新单价参数，防止参考数据因时间滞后而失真。
      编制预算的时候参考同类工程历史价格区间，谈判过程中用历史成交价分布当作议价参考，这样能够减少信息不对称带来的不利影响。监控平台通过采购金额、流程时效、合同履约这三项指标设置预警，在单项预算偏离历史均价时提示进行复核，在流程超期的情况下就进行催办，结算偏差过大的时候便标记为异常。造价数据库与监控平台相互配合，构建起“数据沉淀，预算参照，过程预警，结算核查”的成本管控闭环。
四、结语
      零星维修工程采购实现精准化，本质属于数据治理问题而非单纯制度问题。统一编码体系、分级决策模型、供应商动态画像与造价监控平台这四条路径紧密相连，共同构成从数据基础到决策落地的完整体系。统一编码解决“数据从哪来、怎么归集”的问题，分级模型解决“怎么选、凭什么选”的问题，动态画像解决“选谁做、做得好不好”的问题，造价监控解决“花多少钱、花得值不值”的问题——四者缺一不可。
      由于各单位信息化建设基础参差不齐，上述路径在实际推进时仍面临系统对接成本高、数据填报执行难等现实阻力，需要结合各单位管理基础分步落地。未来随着单位数字化治理水平整体提升，数据赋能采购管理的应用边界会进一步拓展，相关实践经验也具备跨单位推广的复制价值。
参考文献
[1] 张沁，谭琪星 . 框架协议采购政策下高校零星采购风险分析及监管探究 [J]. 中国物流与采购，2025（14）：167-168.
[2] 汪佳丽，徐焕东 . 高校小额零星采购风险管理和质效提升的对策研究——以浙江省为例 [J]. 中国政府采购，2025（3）：65-69.
[3] 李抒轩，杨昊，黄宗帝，等 . 高校附属医院小额零星采购存在的问题及改进措施 [J]. 中国招标，2025（3）：141-143.
[4] 谢金印，花永盛，王瑞，等 . 数字化赋能高校零星采购的探索与实践 [J]. 中国招标，2025（3）：138-140.
[5] 宋介燕，陈明 . 山西省政府采购框架协议采购方式专项调研 [J].山西财税，2025（1）：20-24.